≡× МЕНЮ

• Интерьер
• Окна
• Стены
• Проекты
• Постройки

Целесообразность аутсорсинга на предприятии. Способен ли аутсорсинг повысить эффективность бизнеса? Эффективность передачи на аутсорсинг администрирования премиальных выплат

На данный момент способ ведения бухгалтерского учета специализированной организацией (аутсорсером) все чаще используется на территории РФ коммерческими организациями. Руководители и собственники компаний стали доверять ведение бухгалтерии специализированным фирмам, имеющим штат высококвалифицированных специалистов, что по своей сути является гарантией качества оказания услуг.
В соответствии со ст. 6 Федерального закона от 21.11.96 М 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту.
Бухгалтерский аутсорсинг - один из вариантов бухгалтерского обеспечения функций учёта и отчетности на предприятии, за которое несёт полную ответственность, в соответствии с законодательством РФ, руководитель предприятия. В данном варианте в целях обеспечения бухгалтерского учёта на своём предприятии и предоставления необходимой отчётности ФНС и внебюджетным фондам используется специализированная компания. Формы сотрудничества могут быть весьма разнообразны, начиная от формирования «нулевой отчётности» и до регулярного сотрудничества на ежедневной основе.
Цель данной работы – выявить экономическую эффективность от использования аутсорсинга бухгалтерского учета.
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

• Рассмотреть понятие и особенности аутсорсинга
• Выявить преимущества и недостатки от использования бухгалтерского аутсорсинга
• Провести сравнительный анализ затрат на содержание собственной структуры бухгалтерии и ведения бухгалтерского учета с использованием компании аутсорсера.

Для осуществления выделенных цели и задач использовалась научная, научно-методическая и учебная литература, а также Интернет-ресурсы.

1. Основные теоретические аспекты бухгалтерского аутсорсинга

1.1. Понятие и виды аутсорсинга

"Руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы (…) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту». А согласно подпункту 36 пункта 1 статьи 264 НК РФ, в число прочих расходов, связанных с производством и реализацией, включаются «расходы на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями».
В современном мире компании сталкиваются с беспрецедентным давлением со стороны рынка. Выживают и добиваются успеха лишь те организации, которые ведут бизнес наиболее эффективным способом, добиваясь снижения операционных издержек при сохранении высокого качества товаров и услуг. Одной из наиболее современных и успешных бизнес-моделей, позволяющих добиться реальных конкурентных преимуществ, является аутсорсинг.
Таким образом, аутсорсинг – это передача традиционных неключевых функций организации (таких, например, как бухгалтерский учет или рекламная деятельность) внешним исполнителям - аутсорсерам, субподрядчикам, высококвалифицированным специалистам сторонней фирмы.
Виды аутсорсинга:
1. IT-аутсорсинг - оффшорное программирование; создание веб-ресурсов; разработка, установка, сопровождение ПО; обслуживание техники сторонними специализированными компаниями.
2. Производственный аутсорсинг - передача участков своего производства сторонним производителям. Схема аутсорсинга может закладываться изначально при организации производства. Примером такой организации служат рекламные агентства, использующие печатные мощности типографий.
3. Аутсорсинг бизнес-процессов (АБП) - предусматривает передачу организации-исполнителю отдельных бизнес-процессов, не являющихся для компании основными. Среди их числа - управление персоналом, бухгалтерский учет, реклама, маркетинг, логистика.
Принцип аутсорсинга: «оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше других».

1.2. Особенности бухгалтерского аутсорсинга

В отличие от единичных бухгалтерских услуг, бухгалтерское сопровождение (аутсорсинг бухгалтерии) - это направленность на перспективу, влекущая за собой серьезную перестройку внутренних бизнес-процессов компании.
Дополнительно широкому распространению аутсорсинга в России препятствует ряд факторов:

• Объективный - отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством и общей терминологией. Далеко не всегда эти договоры составлены грамотно;
• Психологические барьеры - существенным препятствием к привлечению внешних исполнителей в России является неготовность руководителей доверить внутреннюю информацию внешним структурам. Подобные психологические барьеры могут возникать и у аутсорсера, если диалог с потенциальным заказчиком требует раскрытия своих преимуществ и собственных методик;
• Управление отношениями - эффективность и успех применения аутсорсинга зависит от степени вовлечения в процесс всех имеющих отношение к нему сотрудников заказчика. Непонимание, искажение информации и даже сопротивление могут поставить под угрозу достижение намеченного результата в целом. Поэтому при выборе партнера нужно руководствоваться стратегическими целями, а не искать обычного поставщика дешевых услуг. Причем размер гонорара должен зависеть не только от степени удовлетворенности заказчика результатом, но и от количества времени, затраченного подрядчиком на выполнение работы;
• Требования к компетентности - использование бухгалтерского аутсорсинга предполагает достаточно высокий уровень управленческих знаний и навыков - определение целей и задач, четкая формализация процедур и организационных регламентов, недвусмысленные критерии оценки результатов работы, ясные обязанности и пределы ответственности. Привлекая аутсорсера, целесообразно все упомянутые аспекты продумать, оговорить и зафиксировать.

Важной особенностью бухгалтерского аутсорсинга является то, что привлеченная внештатная компания функционирует как юридически самостоятельное подразделение, вливаясь при этом в бизнес процессы организации – заказчика как целостное бухгалтерское подразделение.

1.3. Преимущества и недостатки от использования аутсорсинга бухгалтерского учета

Использование бухгалтерского аутсорсинга при ведении бухгалтерии имеет несколько весомых преимуществ:

• экономия средств - стоимость услуг аутсорсинга гораздо ниже, чем затраты на построение собственной структуры бухгалтерии. С зарплаты собственных работников отчисляются налоги и взносы в фонды. Также отпадает необходимость в следующих статьях расходов:
• аренда помещения для отдела бухгалтерии;
• покупка основных средств и материальных ценностей, связанных с организацией рабочего места отдела бухгалтерии или главного бухгалтера;
• фонд заработной платы отдела бухгалтерского учета или главного бухгалтера;
• покупка и содержание в актуальном состоянии специализированных программных продуктов (1С Предприятие, Консультант плюс, Гарант и др.);
• расходы, связанные с повышением профессионального уровня главного бухгалтера.
• экономия рабочего места. Создание собственной структуры требует дополнительные офисные площади, оргтехнику, канцтовары, справочно-правовые системы;
• постоянная безотказная работа. Собственным работникам обязаны предоставлять ежегодный отпуск, больничный. Фирма - аутсорсер работает постоянно;
• экономия времени. Подбор кадров требует времени. Необходимые инфраструктура, технологии и специалисты ужеесть в фирме-аутсорсер;
• гарантированное качество. Фирма - аутсорсер имеет в своем штате команду высококвалифицированных специалистов и обладает богатым опытом выполнения аналогичных проектов;
• компания-аутсорсер несет ответственность за несвоевременную сдачу отчетности (если заказчик вовремя предоставил все необходимые документы для ее подготовки).

Косновным недостаткам бухгалтерского аутсорсинга можно отнести:

• высокий риск потери конфиденциальности экономической информации;
• отсутствие контроля над деятельностью аутсорсера;
• аутсорсер редко разбирается в специфике работы организации заказчика.

2. Расчет экономической эффективности использования аутсорсинга бухгалтерского учета

2.1. Расчет затрат на содержание собственной структуры бухгалтерии

Сравнение затрат на содержание собственного отдела бухгалтерии на предприятии и аутсорсинга бухгалтерского учета рассмотрено на примере небольшой торговой организации с количеством работников от 10 до 20 человек.
Чтобы рассчитать затраты на содержание собственной бухгалтерии необходимы следующие исходные данные, приведенные в таблице 1. При выполнении расчета использовалась информация сайта http://www.credoaudit.ru
Таблица1 - Исходные параметры для расчета стоимости ведения учета в Екатеринбурге.

Статьи затрат, руб.	Показатели	Периодичность
Количество сотрудников отдела бухгалтерии, чел
Норма офисной площади на одного сотрудника, кв.м.
Цена аренды кв.м. офисного помещения		ежемесячно
Коммунальные услуги по офисному помещению, руб/кв.м.		ежемесячно
Средний расход услуг интернет на 1 сотрудника		ежемесячно
Средний расход канцелярских товаров на 1 сотрудника		ежемесячно
Средний расход услуг связи на 1 сотрудника		ежемесячно
Заработная плата главного бухгалтера		ежемесячно
Заработная плата бухгалтера первичной документации		ежемесячно
Обновление бухгалтерских программ (1С Предприятие)		ежеквартально
Обучение персонала отдела бухгалтерского учета		ежегодно
Страховые взносы, %
Ставка НС и ПЗ, %
Обновление автоматизированного рабочего места:		1раз в 5 лет
Системный блок
		1 раз в 7 лет
Программный продукт для бухгалтерского учета 1С		1раз в 10 лет

На основании введенных исходных данных рассчитываем затраты на содержание собственной структуры бухгалтерии (таблица 2).
Таблица2 - Расчет стоимости ведения собственной структуры бухгалтерии

Статьи	1 квартал	2 квартал	3 квартал	4 квартал	итого год
Эксплуатационные расходы организации, всего, в том числе:
Аренда офисного помещения
Коммунальные услуги
Офисные расходы
Интернет
Канцелярские товары
Услуги связи ГТС
Фонд заработной платы бухгалтерии, в том числе
Главный бухгалтер
Бухгалтер первичной документации
Расходы по эксплуатации и содержанию рабочего места бухгалтера, всего, в том числе:
Обновление 1С
Услуги сторонних организаций:
Обучение персонала бухгалтерии
Страховые взносы во внебюджетные фонды, всего в том числе:
Страховые взносы (34%)
Отчисления в связи с профзаболеваниями и травматизмом (0,2%)
Амортизация основных средств (срок полезного использования АРМ – 5 лет))
Инвестиционные расходы организации, всего, в том числе:
Автоматизированное рабочее место
Системный блок
Программное обеспечение

Таким образом, по итогам первого года стоимость ведения бухгалтерского учета посредством создания бухгалтерской службы как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером включает:
- единовременные затраты - 69 000,00 руб.
-текущие (эксплуатационные расходы) - 1 152 920,00 руб.

2.2. Расчет затрат на аутсорсинг бухгалтерского учета

Параметры, на основании которых производится расчет стоимости месячного обслуживания услуг по ведению бухгалтерского учета, определены по данным аутсорсинго-консалтинговой группы «Информаудитсервис»(таблица 3)
Таблица3 – Исходные данные для расчета месячного обслуживания услуг по ведению аутсорсинга бухгалтерского учета

Факторы	Значения
Организационно-правовая форма
Основной вид деятельности	Торговля
Количество работников, чел.
Система налогообложения
Количество счетов-фактур, накладных и прочей документации от поставщиков в месяц, шт
Количество счетов-фактур, накладных и прочей документации от покупателей в месяц, шт
Количество банковских операций в месяц, шт.
Количество авансовых отчетов в месяц, шт.

Стоимость бухгалтерского сопровождения аутсорсинго-консалтинговой группы «Информаудитсервис» приведена в таблицах 4 и 5.
Таблица 4 – Стоимость ведения бухгалтерского и налогового учета

Кол-во документов в месяц	Общая система налогообложения, руб/мес.	Упрощенная система налогообложения (руб./мес)	Индивидуальные предприниматели на УСН
0 «нулевая»
Базовая стоимость до 10
от 51 до 100
от 101 до 150
от 151 до 200
	По договоренности	По договоренности	По договоренности

Таблица5 – Стоимость ведения кадрового учета

Стоимость ведения кадрового учета (включая расчет заработной платы и налогов, начисляемых на фонд оплаты труда, подготовка кадровых документов, разработка политик и процедур в области трудового распорядка, премий, оплаты труда)
Ведение кадрового учета	Стоимость в месяц
До 5 сотрудников
От 5 до 10 сотрудников
От 10 до 20 сотрудников
Свыше 20 сотрудников	По договоренности

Таким образом, стоимость ведения бухгалтерского учета с использованием компании - аутсорсера в месяц составляет 31600+15000= 46600 руб., а в год составит 559200 руб.

2.3. Расчет экономической эффективности использования бухгалтерского аутсорсинга

Снижение эксплуатационных расходов в связи с переходом на бухгалтерский аутсорсинг приведет к получению дополнительной прибыли, что, в свою очередь, увеличит платежи в бюджет по налогу на прибыль. Дополнительный налог на прибыль в связи со снижением себестоимости составит:

ДНП = (Эб. – Эаутс.) * Нп,
где
ДНП – дополнительный налог на прибыль;

Саутс. - эксплуатационные расходы от ведения бухгалтерского учета с использованием компании-аутсорсера.
Нп – ставка налога на прибыль, 20%.

ДНП = (1152920 – 599200) * 20% = 110744 руб.

Для расчета экономической эффективности от перевода процесса ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг рассчитаем условно-годовую экономию:

Эу.г. = Эб – Эаутс.+ ДНП,
где
Эу.г. – условно-годовая экономия;
Эб. – эксплуатационные расходы от использования собственной структуры бухгалтерии;
Саутс. – эксплуатационные расходы от ведения бухгалтерского учета с использованием компании-аутсорсера;
ДНП - дополнительный налог на прибыль.

Эу.г. = 1152920 – 559200 + 110744 = 704464 руб.

Таким образом, экономия от использования компании-аутсорсера составляет 704 464 рублей в год.

Заключение

Верное средство сокращения издержек – это аутсорсинг, т.е. передача отдельных функций (как правило, непрофильных) для исполнения сторонней организации. В первую очередь рассматривается аутсорсинг услуг в области бухгалтерии, ведении кадрового делопроизводства, юридического сопровождения, поддержки IT-инфраструктуры организации. Это те области, где организация постоянно потребляет услуги фактически независимо от объемов производства или реализации, без которых не может нормально функционировать в современных условиях.
Для выявления экономической эффективностибыл проведен сравнительный стоимостной анализ с использованием варианта аутсорсинга бухгалтерского учета и содержания собственной структуры бухгалтерии. В ходе анализа экономия от использования компании-аутсорсера составляет 704 464 рублей.
Таким образом, использование компании-аутсорсера выгодно для организации.
Поставленные задачи решены, цель работы достигнута.

Управление бизнесом в современных условиях требует принятия сложных решений в режиме реального времени. Жесткая конкуренция заставляет менеджеров активно использовать весь доступный сегодня технологический потенциал, привлекать более квалифицированную рабочую силу, без промедления внедрять инновации.

Концепция аутсорсинга как принцип новой стратегии управления была создана в 1963 г. компанией «Electronic Data System» (EDS), специализирующейся и поныне на аутсорсинге информационных технологий, или IT-аутсорсинге. Однако объектом научных исследований аутсорсинг стал лишь в 80–90-х гг. прошлого века. Именно с этого момента стали появляться публикации, в которых с помощью построения разнообразных моделей экономисты и практики пытались найти оптимальную стратегию внедрения аутсорсинга, а также публикации, посвященные всевозможным аспектам использования аутсорсинга в деятельности компании. Сегодня аутсорсинг имеет такое же значение, которое придавалось реинжинирингу в 1990-е гг. Еще лет десять назад это понятие редко упоминалось, а теперь аутсорсинг настолько же обычен, как и основные функции компаний - исследования и разработки, производство и работа с персоналом.

Сложилось так, что на аутсорсинг передавали те виды деятельности, которые считались второстепенными или периферийными. В далекие 1950-е гг. аутсорсинг для небольшой фирмы рассматривался в качестве возможности обойти многие ограничения, а для крупной компании считался признаком недостаточно хорошей организации дела и даже показателем финансового неблагополучия.

Со временем многое изменилось. Сегодня аутсорсинг активно используется как крупными, так и небольшими предприятиями. На аутсорсинг передают многие бизнес-процессы (рис. 1).

Рис. 1. Бизнес-процессы, переда ваемые на аутсорсинг

По мере того как расширяется сфера применения аутсорсинга, на замену старым приходят современные понятия, широко используемые руководителями нового поколения, которые мыслят уже глобальными категориями. Для них аутсорсинг означает сохранение определенной свободы действий с точки зрения стратегии развития ключевых направлений, концентрации усилий, организованности, получения дополнительных рычагов влияния, эффективной оценки затрат, скорости реагирования на изменение конъюнктуры рынка - то есть прогрессивный, современный, гибкий подход. Положительный имидж аутсорсингу создает и деловая пресса, адресованная тем, кто принимает управленческие решения: регулярно появляются публикации об успешных проектах, а также о противоположных примерах (о неэффективном ведении дел буквально «полупарализованными» фирмами с непомерно раздутым штатом, руководители которых не решаются сократить многие непродуктивные подразделения и отказаться от выполнения устоявшихся рутинных функций). Какой прогресс всего за несколько десятилетий! Аутсорсинг действительно входит в моду.

Этот процесс становится познавательным. Фирмы изучают возможность привлечения аутсорсинга теми функциональными подразделениями и в тех направлениях деятельности, которые до сих пор рассматривались как «неприкасаемые». В качестве примеров можно привести кадровую службу, снабжение, связи с потребителями, финансовую деятельность и аудит, а также гарантийное обслуживание.

В табл. 1 представлены основные достоинства и недостатки, которые присущи аутсорсингу как элементу менеджмента.

Таблица 1. Достоинства и недостатки аутсорсинга

Достоинства

Недостатки

1. Фокусирование на основном виде деятельности 2. Доступ к ресурсам и фондам, которых нет в наличии (профессиональные кадры, финансовые, информационные ресурсы, производственные фонды) 3. Снижение себестоимости функций, передаваемых на аутсорсинг 4. Снижение рисков за счет коллективных инвестиций 5. Повышение качества 6. Отсутствие необходимости иметь в наличии мобилизационные активы, инвестировать во второстепенные направления деятельности 7. Минимизируется зависимость от субъективных причин приостановки бизнес-процессов (болезнь сотрудников, конфликт) 8. Повышение производительности труда за счет концентрации на главных направлениях и более эффективного использования живого труда 9. Поскольку объем знаний и квалификация каждого конкретного специалиста ограничены, используя аутсорсинг, можно привлечь «коллективный» интеллект 10. Использование чужого опыта и «алгоритмов» решения проблем 11. Доступ к новейшим технологиям

1. Потеря контроля над переданными функциями 2. Утечка информации 3. Снижение качества при недобросовестности аутсорсера 4. Появление зависимости от партнера, особенно если ему переданы важные функции или функции, связанные с оборотом денежных средств 5. Усложнение логистических процессов 6. Социальная напряженность и открытое сопротивление персонала, передаваемого на сторону 7. Возможность сговора поставщика услуг (подрядчика) с контролирующим его сотрудником компании-заказчика: цены завышаются, а разница делится пополам (откат!) 8. Рентабельность оператора бизнеса попадает в зависимость от степени экономической эффективности производителя 9. Угроза отрыва руководящего звена от бизнес-практики 10. Ограничение возможностей для обучения и роста своих специалистов 11. Использование поставщиком устаревших технологий, списывание старых основных средств и т. п.

Аутсорсинг как явление стал интенсивно развиваться лишь в последнее десятилетие. Компании, испытывая настойчивое давление со стороны акционеров, требующих роста доходов, оказались заинтересованы в том, чтобы перераспределить ресурсы и направить их на те участки, где складывался дефицит (или на усиление «основных конкурентных преимуществ»), а также на решение стратегических задач, стоящих перед компанией. Такие задачи могут быть решены разными способами, в том числе посредством аутсорсинга. Наряду с этим развитие средств связи и телекоммуникаций (распространение электронной почты, сотовой связи и т. д.) значительно упростило исполнение и координацию деятельности разными структурными подразделениями компании. При принятии решения о том, осуществлять те или иные функции собственными силами или использовать для этого сторонние организации, как правило, прежде оценивают экономический эффект. Отметим четыре основные причины экономического характера перехода на аутсорсинг (рис. 2).

Рис. 2. Основные причины перехода на аутсорсинг

Сокращение затрат . Как правило, эффект сокращения затрат выступает основным и достаточным условием для передачи части функций сторонней организации. Необходимо проанализировать ситуацию по наиболее емким статьям калькуляции. Это может касаться как прямых затрат - основного процесса производства, так и косвенных. Для анализа и определения целесообразности передачи на аутсорсинг определенных функций, дающих снижение затрат, можно привлекать сторонние организации, которые специализируются в строго определенных сферах деятельности, а также обладают достаточно большим опытом практической работы.

Перевод постоянных затрат в переменные . Выделяется два аспекта мотивации. Во-первых, за счет использования готовой инфраструктуры другой организации сокращаются накладные расходы (уменьшаются затраты на обеспечение деятельности собственных подразделений, например, затраты на капитальное строительство и выплату заработной платы). Во-вторых, происходит перераспределение рисков, часть которых переходит на привлеченную организацию. Так, в контрактах аутсорсинга оговаривается, что оплата работ, выполняемых привлеченной организацией, будет зависеть от конкретных результатов. Кроме этого, существует возможность минимизировать платежи за счет перевыполнения объемов продаж привлеченной организацией.

Более эффективное осуществление функций . Независимо от спектра предлагаемых услуг (ведение счетов на оплату труда, развитие локальных компьютерных сетей, текущий ремонт зданий и т. д.) сторонняя организация будет заниматься своим участком работы более профессионально. При этом снижение издержек будет обусловлено не только влиянием увеличения объемов выполненных работ, но и применением альтернативных подходов к организации такого процесса. Известно, что специализация обеспечивает компетентность. При этом особенно важно, что высококвалифицированная компания может способствовать профессиональному росту людей, обладающих специфическими способностями, например, умением составлять рекламные слоганы. В частности, работая по заказам своих клиентов (в данном случае рекламодателей), такой специалист будет активно развиваться в сфере своих профессиональных интересов, находя применение своим весьма специфическим познаниям в тех областях, которые могут иметь достаточно отдаленное отношение, к примеру, к рекламной деятельности. Учитывая такие моменты, рекламное агентство может одновременно проводить рекламную кампанию, ориентированную на сбыт компьютеров, автомобилей или одежды. В результате глубокого понимания механизма создания и воздействия рекламы на потенциальных клиентов составляются такие фразы, которые не станут просто пустым звуком для потенциальных клиентов, а сделают из них активных покупателей.

Другая причина, способствующая росту эффективности деятельности при обращении к аутсорсингу, - рациональный подход к решению проблемы, осуществленный извне (дает компании шанс пересмотреть собственные методы организации работы, то есть подразумевает пересмотр первоочередных задач и порядок их реализации с нулевой точки отсчета).

Высвобождение и перераспределение ресурсов . В данном случае также имеются два аспекта мотивации. Первый из них заключается в перераспределении ресурсов (рабочего времени, усилий, основных средств, площадей, денежных средств и т. д.) на достижение альтернативных целей, которые в данный момент для компании наиболее значимы. Высвобождение ресурсов, позволяющее маневрировать ими для решения более острых или жизненно важных проблем, устраняет основные препятствия на пути достижения успеха.

В последнее время деловая пресса начинает акцентировать внимание еще на одном аспекте. Нередко складывается такая ситуация, когда руководство компании, хорошо понимая, как надо организовать работу в своей организации, чтобы получить желаемые результаты, оказывается не в состоянии преодолеть внутреннее сопротивление. Интересы компании, особенно большой, многогранны и неоднозначны, и именно поэтому аутсорсинг все чаще заставляет обратить на себя внимание.

Несмотря на имеющиеся недостатки, концепция аутсорсинга позволяет повышать эффективность деятельности при быстро меняющихся условиях, что характерно для современной экономики, при все усложняющихся технологических решениях и повышении требований к качеству как производственной базы, так и компетенции персонала, с одной стороны, и необходимости снижения затрат для повышения конкурентоспособности предприятия - с другой.

Таким образом, аутсорсинг - это ответ на требования максимальной гибкости, адаптивности к переменчивой рыночной конъюнктуре и современный элемент эффективного менеджмента.

Целесообразность аутсорсинга: применение аутсорсинга в снабжении швейного предприятия

Для того чтобы выжить в условиях современной конкуренции, предприятия должны постоянно приспосабливаться к окружению, отслеживать изменения во внешней среде, изменяться (прежде всего, в направлении, в котором наилучшим образом могут реализовать свои возможности), фокусировать внимание на тех бизнес-процессах, которые выполняют квалифицированно. Изменение в формах и методах управления предприятием преследует цель фундаментального переосмысления и радикальной трансформации бизнес-процессов для повышения эффективности деятельности и уровня конкурентоспособности.

В результате того, что поставщиком аутсорсинговых услуг является специализированная на исследуемом виде бизнеса организация, повышается качество продукции, происходит концентрация управленческих ресурсов за счет уменьшения количества объектов управления.

Однако прежде чем будет принято окончательное управленческое решение по переводу исследуемого бизнеса на аутсорсинг, руководству необходимо проанализировать так называемую обратную сторону аутсорсинга, основываясь на критериях отказа от перевода бизнеса на аутсорсинг.

Факторы отказа от перевода бизнеса на аутсорсинг

Основным и главным фактором отказа от использования аутсорсинга является потенциальная монополия со стороны возможного поставщика аутсорсинговых услуг, так как исполнение аутсорсинговых функций монополистом может привести к необоснованному и резкому увеличению цены аутсорсинговой продукции или услуги.

Отсутствие надежных поставщиков услуг в данном секторе бизнеса кроет в себе дополнительные риски, которые не следует допускать в непрерывном бизнес-процессе организации.

Снижение оперативности ниже требуемого уровня сулит организации существенное увеличение сроков оказания аутсорсинговой компанией услуг, тормозящее процесс основного производства.

Фактор «Увеличение затрат» говорит об опасности многократного увеличения себестоимости изготовления собственной продукции. Однако в данном случае нужно сделать поправку на качество и процент соотношения себестоимости собственной детали и ее рыночной цены.

При наличии вышеописанных негативных факторов проблема отсечения непрофильных производств (бизнесов) может быть решена, например, при помощи зарубежных аутсорсинговых компаний. При этом более высокая цена продукции будет компенсироваться большей конкурентоспособностью, меньшим уровнем брака, улучшенными эксплуатационными характеристиками.

При переводе бизнеса на аутсорсинг важным и ответственным шагом является формирование и подписание аутсорсингового контракта. Для успешного осуществления аутсорсинговых сделок, особенно международных, на этапе разработки и заключения соглашения о передаче функций необходимо тщательно проработать и учесть в контракте все ключевые вопросы и проблемы аутсорсинга.

Пример

Рассмотрим применение аутсорсинга на современном промышленном предприятии ООО «Швейная фирма “Лидер”» в г. Омске (предприятие основано в 2002 г.).

На сегодняшний день предприятие известно во многих городах Сибири, Урала и Дальнего Востока. Широко развита розничная сеть в г. Омске, имеются фирменные магазины, в число основных функций которых входят изучение и формирование покупательского спроса. Предприятие занимается производством верхней одежды: мужской, женский ассортимент, а также одежда для школьников.

В деятельности ООО «Швейная фирма “Лидер”» прослеживается положительная динамика результатов. В то же время у предприятия имеются проблемы:

одной из рентабельных составляющих ассортимента является школьная форма, сезонный спрос на которую требует увеличения выпуска и реализации продукции в III квартале практически вдвое. Производить досрочно и накапливать школьную форму нецелесообразно из-за отвлечения оборотных средств в запасы готовой продукции;

использование производственной мощности по году составляет чуть выше 70 %;

недостаточное обеспечение сырьевыми ресурсами в части комплектности, ритмичности, качества, что сказывается на объеме производства и эффективности использования производственной мощности, а также на расширении ассортимента выпускаемой продукции.

В настоящее время для ООО «Швейная фирма ”Лидер”» снабжение служит существенной проблемой, которая вызвана невозможностью поставщика поставлять сырье в нужной комплектации малыми партиями в нужные сроки. Налаживание логистики - насущная необходимость предприятия. Возникшая проблема с логистикой, в частности, вызвана широким ассортиментом выпускаемой продукции и объемным конфекционированием (комплектацией материалов в пакете швейных издалий), а кроме того, быстрой сменяемостью ассортимента, который, в свою очередь, тиражируется количеством моделей, цветовой гаммой, структурой сырья и т. п.

Предприятие вынуждено работать с более чем 30 поставщиками сырья и материалов (при этом происходят периодические сбои в поставках - как в комплектности, так и по срокам), закупать большие партии сырья, замораживая в нем свои оборотные средства (которые в большинстве своем являются заемными) от трех до шести месяцев. Так как предприятие арендует склады, то увеличиваются затраты на хранение сырья, что отрицательно сказывается на конечной эффективности деятельности предприятия.

В данной ситуации для руководства ООО «Швейная фирма “Лидер”» назрела насущная необходимость рассмотрения вопроса о передаче на аутсорсинг функции снабжения хотя бы в части обеспечения сырьем и материалами производства школьной формы, так как выпуск данной продукции составляет более половины объемов производства, продукция пользуется неизменным спросом, но неудовлетворительное снабжение вызывает сбои ритмичности производства и выполнения договорных обязательств, что приводит как к прямым потерям прибыли, так и косвенным - штрафным санкциям за недопоставку готовой продукции, замораживанию средств в сырье и материалах. Замораживание средств происходит из-за того, что выпуск школьной формы требует поставок сырья в нужной комплектации малыми партиями и в нужные сроки, но поставщики предлагают поставку в основном в размере годовой потребности предприятия. При этом предприятие вынуждено заключать договоры на поставку с большим количеством поставщиков (от 5 до 10 для каждого вида комплектующих), что значительно осложняет координацию согласованности поставок точно в срок и в нужной комплектации, приводя к постоянному увеличению как штата отдела снабжения, так и количества задач персонала по обеспечению своевременных поставок.

Функции снабжения на предприятии выполняют четыре человека. Основной объем их рабочего времени уходит на поиски и координацию действий многочисленных поставщиков сырья и материалов. Но в современных условиях добиться оптимального варианта поставок практически невозможно, так как каждый поставщик специализируется на конкретном ассортименте сырья.

Кроме временных затрат, на предприятии высоки затраты на многочисленные командировки, оплату междугородних и мобильных переговоров, Интернет и пр.

В настоящее время были максимально точно рассчитаны прямые затраты и косвенные потери по организации функции снабжения. При проведении данного этапа были выделены следующие виды затрат:

· заработная плата менеджеров. Снабжением занимаются четыре менеджера, средняя заработная плата каждого - 15 тыс. руб.;

· страховые взносы - 26,4 %;

· выплаты социального характера. Годовая сумма выплат социального характера составляет 10 тыс. руб. на одного менеджера;

· аренда площади рабочих мест. Предприятие арендует офисные помещения по цене 500 руб. в месяц за 1 м 2 ; норма площади на одно рабочее место составляет 4 м 2 ; общая арендуемая площадь для четырех менеджеров - 16 м 2 ;

· компьютеры. Цена одного компьютера составляет 25 тыс. руб.; все четыре менеджера обеспечены персональными компьютерами;

· программное обеспечение. Цена комплекта программного обеспечения для отдела снабжения составляет 7 тыс. руб. на один компьютер;

· междугородние переговоры. По данным отчетности, оплата переговоров отдела снабжения составляет 36 тыс. руб. в год;

· Интернет. По данным отчетности. расходы отдела снабжения на Интернет составляют 38 тыс. руб. в год;

· командировочные расходы. По данным отчетности, командировочные расходы отдела снабжения составляют 132 тыс. руб. в год;

· мобильная связь. По данным отчетности, расходы отдела снабжения на мобильную связь составляют 27 тыс. руб. в год;

· учеба, семинары. Менеджеры отдела снабжения проходят повышение квалификации один раз в два года. Стоимость обучения с оставляет 8 тыс. руб. на одного менеджера;

· канцелярские товары. По данным отчетности, расходы на канцелярские товары отдела снабжения составляют 16 тыс. руб. в год;

· износ основных средств . Амортизационные отчисления на основные средства, используемые в отделе снабжения (столы, стулья, шкафы для бумаг и т. д.), составляют 12 тыс. руб. в год;

· продвижение . Годовые затраты на мероприятия по продвижению продукции составляют 60 тыс. руб.

Общая сумма годовых затрат на организацию процесса снабжения по видам представлена в табл. 2.

Таблица 2. Годовые затраты на организацию снабжения

Затраты по видам	Сумма, тыс. руб.
Заработная плата менеджеров
Страховые взносы
Выплаты социального характера
Аренда площади рабочих мест
Компьютеры
Программное обеспечение
Междугородние переговоры
Интернет
Командировочные расходы
Мобильная связь
Учеба, семинары
Канцелярские товары
Износ основных средств
Продвижение

Как косвенные на предприятии были выделены следующие виды потерь:

недополученная прибыль по причине невыполнения плана производства . По данным отчетности, ежегодно из-за простоя предприятия по причине несвоевременной поставки или поставки в неполном объеме недовыполняется план на 15 %. В прошлом году такие потери составили 147 тыс. руб.;

штрафы за недопоставку готовой продукции. В отчетном году выплаченные штрафы за недопоставку готовой продукции из-за простоя предприятия по причине неудовлетворительного снабжения составили 210 тыс. руб.;

банковский процент за пользование заемными средствами. Сумма средств, направленная на погашение банковского кредита, взятого на пополнение оборотных средств, замороженных в запасах (вынужденная закупка большой партии сырья и материалов), составила 132 тыс. руб.

Косвенные годовые потери при неудовлетворительном снабжении представлены в табл. 3.

Таблица 3. Косвенные годовые потери при неудовлетворительном снабжении

Общая сумма затрат на организацию функции снабжения составила 1511 тыс. руб. Но так как рассчитывается передача снабжения только в части школьной формы (два менеджера), то для расчета целесообразности перевода данной функции на аутсорсинг к расчету были приняты расходы на организацию снабжения в сумме 756 тыс. руб. С учетом косвенных потерь общая сумма затрат, принятая к расчету, составила 1245 тыс. руб.

Дальнейшим шагом являлось определение стоимости услуг аутсорсера на рынке.

Проведенный анализ позволил определить предварительную стоимость услуг возможных аутсорсеров. На рынке их услуги определялись ставкой, составляющей от 5 до 10 % от суммы сделки по контракту на поставку материалов. Так как годовая потребность в сырье и материалах на школьную форму составляет 5850 тыс. руб., то услуги аутсорсера могли составить от 292 тыс. руб. до 585 тыс. руб. На данном этапе расходы на доставку услуг были приняты равными транспортным затратам текущего периода, поэтому в расчете общего экономического эффекта не учитывались.

Предварительный расчет общего экономического эффекта в данном случае был проведен при максимальной стоимости услуг - 10 %, то есть 585 тыс. руб. В данных исходных условиях предварительный экономический эффект составил 660 тыс. руб. (1245 тыс. руб. – 585 тыс. руб.).

Произведенный предварительный расчет показал положительный общий экономический эффект в сумме 660 тыс. руб. При этом предприятие смогло высвободить двух специалистов службы снабжения и уменьшить количество видов работ, выполняемых оставшимися сотрудниками.

Таким образом, можно говорить о том, что внедрение аутсорсинга в ООО «Швейная фирма “Лидер”» позволило сконцентрировать управленческие ресурсы на основном бизнесе за счет уменьшения количества объектов управления, высвободить ресурсы предприятия, при этом повысив качество выполнения как функции снабжения, так и эффективности деятельности в целом.

А. Н. Романова,
доц. ГОУ ВПО «РосЗИТЛП», канд. экон. наук

Традиционно считается, что деятельность службы управления персоналом является убыточной. Это мнение очень устойчиво, несмотря на различные экономические обоснования эффективности деятельности отдела. Тем не менее данная функция является достаточно важной и исключительно нужной. Понимание этого сейчас начинает появляться у продвинутых собственников и генеральных директоров.

В настоящей статье изложен практический опыт повышения экономической эффективности за счет реформирования системы управления персоналом на предприятиях группы компаний. Это было реализовано за счет выведения на аутсорсинг HR-служб.

Итак, группа компаний «ЗернО» включает три промышленных предприятия: ОАО «ЗерноПереработка» (ОАО «ЗП»), ОАО «ЗерноРемонт» (ОАО «ЗР») и ОАО «ЗерноТранспорт» (ОАО «ЗТ»), в состав каждого из которых входил отдел управления персоналом (ОУП). Штатные расписания данных подразделений представлены в табл. 1.

Прежде чем реорганизовывать HR-отдел, необходимо оценить, во сколько в настоящее время обходится компании его содержание Для начала следует определить перечень статей затрат. В рассматриваемом случае к ним относятся следующие:

■затраты на поиск персонала:

Через кадровые агентства;

Через интернет-источники;

Через средства массовой информации (телевидение, журналы, газеты и пр.);

■затраты на обучение и развитие персонала:

Затраты на обучение и тренинги;

Командировочные расходы на поездки по обмену опытом;

Затраты на проведение соревнований на звание «Лучший по профессии».

Сразу следует оговорить, что автор выделил собственные расходы службы управления персоналом (на оплату труда, единый социальный налог, на канцелярские товары, бумагу, связь, на обучение сотрудников отделов управления персоналом и т.д.) и расходы, контролируемые службой управления персоналом (на поиск персонала через кадровые агентства, СМИ, интернет-источники, на обучение персонала компании и т.д.).

ЗАТРАТЫ, КОНТРОЛИРУЕМЫЕ ОТДЕЛОМ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Рассмотрим, как были определены затраты, контролируемые отделами управления персоналом предприятий компании.

Затраты на поиск персонала

Затраты на поиск персонала через кадровые агентства определяются на основании перспективного плана подбора персонала на следующий год с учетом уровня оплаты труда данных работников и тарифа кадровому агентству за подбор, в итоге получается плановая сумма предстоящих расходов. Пример расчета для ОАО «ЗП» приведен в табл. 2.

Затраты на поиск персонала через интернет-источники. Предприятия группы компаний

«ЗернО» заключили договор с компанией HeadHunter о предоставлении годового доступа к ее базе по всем регионам России. Размер расходов по данному договору равен 310 тыс. руб. на одно юридическое лицо. Соответственно, общая сумма затрат составила 310 х 3 = 930 тыс. руб.

Затраты на поиск персонала через СМИ. ГК «ЗернО» подписала соглашение с телевизионной компанией на размещение бегущей строки один раз в месяц на сумму, равную 26 тыс. руб. Кроме того, был заключен договор с газетой «Работа для вас» на сумму 10 тыс. руб.

Затраты на обучение и развитие персонала

Затраты на обучение и тренинги. На основании перспективного плана стоимость обучения сотрудников группы компаний «ЗернО» составляет 99 тыс. руб.

Командировочные расходы на поездки по обмену опытом. Расчет затрат был произведен на основе плана командировок, связанных с бенчмаркингом и обучением. В результате получилось, что командировочные расходы персонала компании составляют 21 тыс. руб.

Затраты на проведение соревнований на звание «Лучший по профессии». В данной статье расходов заложены затраты на проведение ежегодного внутрикорпоративного конкурса «Лучший по профессии», в частности учтены расходы на подарки победителям. Сумма, установленная коллективным договором компании, составляет 100 тыс. руб.

СОБСТВЕННЫЕ РАСХОДЫ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Переходим к рассмотрению затрат, которые осуществляет непосредственно служба управления персоналом. К ним следует отнести:

1)затраты на оплату труда сотрудников управления персоналом;

2)расходы на единый социальный налог;

3)издержки на канцелярские товары и бумагу;

4)амортизационные отчисления (столы и оргтехника);

5)затраты на обучение работников ОУП;

6)командировочные расходы сотрудников службы управления персоналом;

7)издержки на телефонную связь и Интернет.

В данном случае автор умышленно не принимает во внимание амортизацию помещения, в котором располагается служба. Логика проста: если ликвидировать службу управления персоналом, амортизационные отчисления на данное помещение все равно будут иметь место, т.к. оно располагается в общем административном корпусе.

Итак, рассмотрим подходы к расчету более подробно.

Оплата труда сотрудников управления персоналом. Данные о размере окладов и премиальных выплат приведены в табл. 1.

Затраты на единый социальный налог. В рассматриваемом случае годовые затраты на единый социальный налог (26,4% от ФОТ) составили 352,5 х 12 мес. х 0,264 = 1116,7 тыс. руб.

Затраты на канцелярские товары и бумагу. В ГК «ЗернО» утверждены нормы расхода канцелярских принадлежностей и бумаги. В соответствии с ними, а также с учетом актуальных цен на указанные товары были определены данные затраты, которые составили 20 тыс. руб.

Амортизационные отчисления (столы и оргтехника). При определении затрат по данной статье рекомендуется использовать бухгалтерскую ведомость начисления амортизации по основным средствам, числящимся за отделом управления персоналом.

При линейном способе начисления амортизации годовая сумма данных отчислений определяется как частное первоначальной стоимости оборудования и срока полезного использования, законодательно определенного, согласно специальному классификатору, который есть у бухгалтеров любой фирмы. Простой пример планового расчета амортизационных выплат приведен в табл. 3.

В итоге расчетов была получена сумма, равная 235,7 тыс. руб.

Размер затрат на обучение персонала и командировочных расходов был определен аналогично рассмотренным выше подходам. Выявление издержек на телефонную связь и Интернет также не вызвало особых трудностей, т.к. количество аппаратов и тарифы известны, а среднее время переговоров было рассчитано исходя из сведений прошлого года.

Сведя в единую таблицу все эти данные, мы получили сумму годовых затрат на содержание отделов управления персоналом на каждом предприятии компании (табл. 4).

Итак, было определено, что содержание отделов управления персоналом на каждом предприятии обходится в 7885,4 тыс. руб. в год.

ПЕРЕДАЧА НА АУТСОРСИНГ СЛУЖБ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Специалисты провели анализ с целью выявления путей снижения данных затрат, и в качестве наиболее предпочтительной была выбрана передача данной функции на аутсорсинг. Реализация этого пути должна осуществиться за счет создания отдельного ООО «ЗернО_HR», в которое входил бы данный персонал.

В целом экономический эффект при этом был достигнут за счет следующих действий:

1)оптимизации численности сотрудников, занимающихся управлением персоналом, с соответствующей экономией на ФОТ и ЕСН;

2)экономии на ЕСН за счет налогообложения ООО «ЗернО_HR» по упрощенной системе как малого предприятия;

3)оказания сторонним организациям услуг по подбору персонала, обучению, а также консультационных услуг.

Кроме того, снижение затрат произошло за счет уменьшения получения доступа к информационной системе HeadHunter: ранее к этой базе были подключены три юридических лица, а после реформирования - только одно.

При формировании ООО «ЗернО_HR» произошло изменение организационной структуры (табл. 5).

Таким образом, за счет оптимизации численности персонала ФОТ был снижен (несмотря на введение двух управленческих должностей) на 9,5 тыс. руб. в месяц, т.е. на 114 тыс. руб. в год.

Результат определения эффективности передачи функций на аутсорсинг приведен в табл. 6.

Таким образом, реализация мероприятий по выведению функции управления персоналом на аутсорсинг позволила получить экономический эффект в размере 284 тыс. руб. в год. Кроме того, удалось выполнить дополнительный объем работ на стороне, что позволило существенно повысить экономический эффект, который в итоге достиг 4728 тыс. руб. в год.

Мансуров Руслан Евгеньевич-директор по управлению персоналом ОАО «Нэфис Косметике» (г. Казань)

Журнал УПРАВЛЕНИЕ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМ ПОТЕНЦИАЛОМ ■ 02(18)2009

"Финансовая газета", 2009, N 45

Существует два наиболее известных определения аутсорсинга:

1. аутсорсинг - форма сотрудничества, определенная договором подряда, когда сотрудники одной организации (постоянные или специально нанятые) работают в другой организации, подчиняясь менеджерам организации-заказчика, и т.д. Например : компания, оказывающая услуги по профессиональному клинингу, предоставляет по аутсорсингу торговому центру бригаду промышленных альпинистов для проведения указанных в договоре работ сроком на полгода. Альпинисты будут подчиняться руководителю АХО торгового центра, но при этом выполнять только установленные договором работы. Зарплату они получают в клининговой компании;
2. аутсорсинг - это передача неосновных (второстепенных) бизнес-процессов организации (аутсорсеру) для их реализации и функционирования. Как правило, аутсорсер специализируется на осуществлении передаваемого бизнес-процесса, например передача функций по работе с персоналом (подбор, набор, ведение всей бухгалтерии, касающейся персонала, и т.д.) кадровому агентству или передача функций транспортировки и складирования транспортно-логистической компании, и т.д. При реализации такой схемы аутсорсер выступает в роли подрядчика, а организация, передающая бизнес-процесс, - в роли заказчика.

В борьбе за существование компании вынуждены изыскивать любые пути сокращения издержек. Одни открывают в Азии новые филиалы, где расходы на производство ниже, чем в США и Европе, другие передают часть своих процессов специализированным компаниям в той же Азии (офшор). Сегодня последний подход кажется наиболее эффективным. В рейтингах причин, по которым западные компании обращаются к сторонним организациям, на первом месте стоит необходимость сокращения бюджетов. Однако возникает вопрос: способствует ли аутсорсинг сокращению расходов. Тут мнения специалистов расходятся. Рассмотрим разные точки зрения:

главное преимущество аутсорсинга заключается в более качественном и менее затратном выполнении переданной функции. Это объясняется наличием высокооплачиваемых профессионалов, обладающих опытом работы в данной области. У аутсорсера накапливается солидный багаж знаний и практики, на основе чего создаются различные наработки для реализации переданной функции, поскольку он занимается конкретной сферой, причем не для одной компании, т.е. начинается профессиональная специализация и, как следствие, снижение издержек. Далее все идет по нарастающей: чем больше специализация, тем проще управление, чем лучше управление, тем дешевле весь процесс. Таким образом, издержки при аутсорсинге становятся ниже, чем при самостоятельном выполнении соответствующей функции;

наличие у сторонней организации высокооплачиваемых профессионалов не позволит обойтись малыми деньгами. Управление высокотехнологичными работами - отнюдь не простое занятие. Да и нового практически ничего нет: всегда были подрядные и субподрядные работы, специализация у работников и компаний, строгий отбор поставщиков с опорой на их возможности и компетентность;

снижение издержек является важным побудительным фактором к аутсорсингу, но нельзя прибегать к нему с единственной целью - сэкономить. Основная задача компании - не заниматься непрофильным бизнесом;

всегда можно добиться экономии за счет передачи ИТ-задач любому, кто сможет сделать это дешевле. Но на информационные технологии приходится только небольшая часть расходов, которые несет компания. Ущерб от плохого управления аутсорсингом всегда будет превышать потенциальные выгоды от предполагаемого сокращения расходов на них.

Российский опыт применения аутсорсинга

Хотя применение аутсорсинга на Западе носит массовый характер, российские компании не очень торопятся его использовать - российский опыт позволил выявить ряд проблем системного характера, объективно препятствующих ускорению развития рынка этих услуг в нашей стране:

опасение и недоверие заказчиков, вызываемое в том числе наличием негативного опыта применения аутсорсинга в различных организациях;

отсутствие индустриальных стандартов;

отсутствие страхования рисков деятельности, проводимой на условиях аутсорсинга;

недостаток объективной информации и профессиональных кадров;

более высокие затраты на оплату услуг компаний-аутсорсеров, чем выполнение работ собственными силами.

Тем не менее использование аутсорсинга расширяется, и одна из областей, где можно видеть его бурное развитие, - информационные технологии.

Развитие аутсорсинга в области информационных технологий

В настоящее время все отечественные интеграторы предлагают свои услуги по схеме аутсорсинга, отмечая, что спрос на них с каждым годом растет. Об аутсорсинге в России чаще всего вспоминают тогда, когда речь заходит о недостатке ресурсов, когда компании не могут справиться с масштабом роста и обращаются к внешнему поставщику. Это так называемый ресурсный аутсорсинг, работающий только в краткосрочной и среднесрочной перспективе. Наиболее часто такая форма аутсорсинга применяется при разработке и внедрении информационных систем.

Однако законы рыночного выживания, заставляющие компании добиваться эффективности и конкурентоспособности за счет снижения издержек, повышения качества продукции и услуг, доступа к передовым технологиям, неизбежно ведут к трансформации подходов. Уже сейчас рынок ИТ-аутсорсинга в России начинает принципиально меняться в сторону потребления стандартизированных, типовых сервисов, так называемого функционального аутсорсинга. Наконец, стратегический аутсорсинг предполагает передачу на сторону всех функций информационных технологий. В России подобного рода подход пока не имеет прецедентов, да и в мире к нему пока прибегают немногие, в основном глобальные мировые концерны.

Сегодня, по общему мнению экспертов, однозначно сказать, нужен аутсорсинг или нет, невозможно. Для каждого конкретного случая необходимо провести анализ. Общепризнанных методик такого анализа пока не существует, поэтому специалисты в этой области разрабатывают свои, обмениваясь опытом. Как показывает коллективный опыт организаций-аутсорсеров, необходимо учитывать достаточно много факторов и условий, чтобы проект применения аутсорсинга попал в условный список "Процент удачи".

В качестве примера приведем примерную методику, в которой обобщен опыт работы круглых столов по применению аутсорсинга в области электронного документооборота.

При проведении анализа эффективности применения аутсорсинга в той или иной области деятельности можно выделить следующие этапы:

выделение видов деятельности, которые можно передать на аутсорсинг;

выбор формы аутсорсинга - аутстаффинг, функциональный аутсорсинг, стратегический аутсорсинг, модель SaaS (передача в аренду программного обеспечения);

изучение экономической целесообразности и технологической потребности передачи на аутсорсинг выбранного вида деятельности;

разработка эффективных организационных форм взаимодействия аутсорсера и заказчика (при принятии решения о переводе вида деятельности на аутсорсинг).

Виды деятельности, которые можно передать на аутсорсинг при проведении внедрения и эксплуатации систем электронного документооборота

Можно ли передать на аутсорсинг процессы документооборота? Теоретически да, так как делопроизводство и документооборот относятся к вспомогательным видам деятельности.

Однако документооборот совершенно справедливо сравнивают с нервной системой: тесно интегрированные в бизнес-процессы любой компании системы электронного документооборота напрямую влияют на повышение их управляемости, поэтому к передаче на аутсорсинг документооборота все относятся крайне осторожно.

Полная передача управления документами на аутсорсинг в России еще не практикуется, но начался и активно развивается процесс передачи отдельных этапов и операций.

Помимо хранения и обработки бумажных документов на аутсорсинг могут быть переданы:

оцифровка бумажных документов, их индексация, создание и поддержание электронных архивов;

внедрение и поддержка информационных систем;

процессинг электронных документов;

прием и доставка в электронном виде факсов, сообщений голосовой почты, сканирование по запросу электронных документов и доставка их в электронном виде;

высокозащищенное хранение электронных документов в рамках программ восстановления деловой активности в случае чрезвычайных происшествий и катастроф.

Аутстаффинг

Одной из форм аутсорсинга является аутстаффинг - аутсорсинг персонала (включая регулярное оказание консультационных услуг). К нему относятся проведение обследований и аудитов, разработка нормативных документов, политик и процедур, установление сроков хранения документов, оптимизация использования документов в деловых процессах.

Выгодно или невыгодно использовать аутстафферов - зависит от многих факторов, которые необходимо анализировать. Следует учесть, что на "зарплатную" часть расходов сильно влияет уровень квалификации сотрудников, поэтому предлагается сделать анализ для пяти "ценовых" категорий:

начинающий специалист (минимальный уровень оплаты);

специалист с опытом работы (например, начинающий системный администратор);

специалист среднего уровня квалификации (средний системный администратор, специалист с минимальным опытом внедрения прикладного программного обеспечения, начинающий прикладной программист и т.д.);

профессионал (системный администратор/системный архитектор, администратор ERP-систем);

высококвалифицированный специалист (высококвалифицированный системный администратор, менеджер по разработке информационных систем, консультанты модулей ERP-систем и т.д.).

Соответственно, для каждого уровня зарплаты рассчитываются налоги (НДФЛ, ЕСН и страхование от несчастных случаев).

Общими статьями затрат для всех сотрудников являются:

стоимость аренды офиса (или амортизация здания);

коммунальные расходы;

социальное обеспечение;

затраты, связанные с подбором персонала;

административные расходы на управление сотрудниками;

расходы на обучение сотрудников (в общем случае зависят от квалификации).

Рассчитанный объем затрат нужно сравнить со "стоимостью" аутсорсеров, причем в двух вариантах:

аутсорсерам предоставляются рабочие места в офисе заказчика;

аутсорсерам не предоставляются рабочие места в офисе заказчика.

Конкретный расчет дает возможность определиться: аутсорсинг - это дорого или дешево?

Если работа в компании построена таким образом, что аутстафферам не предоставляются рабочие места у заказчика, выгодно приглашать специалистов низкой квалификации на условиях полной занятости и специалистов высокой квалификации на условиях неполной занятости.

Реально ли использовать ИТ-специалистов без предоставления рабочих мест? До недавнего времени одним из сдерживающих факторов развития аутсорсинга была необходимость присутствия сотрудника компании-аутсорсера на территории заказчика для проведения работ. Однако этот фактор постепенно исчезает, поскольку современные системы позволяют производить любую настройку, диагностику или конфигурирование удаленно. Возможность удаленной работы влияет на скорость реакции, так как полностью снимается вопрос о доступности специалиста: даже находясь на другом конце страны, он оказывается доступен для консультации и выполнения работ.

Функциональный (стратегический) аутсорсинг

Полная передача вида деятельности внешней компании-аутсорсеру может оказаться выгодной с экономической точки зрения.

Для экономического анализа можно предложить следующую схему:

определяется количество специалистов, необходимых для выполнения нужного объема работ собственными силами, причем оценивается как "верхняя граница" количества необходимых специалистов, так и "нижняя граница" - если специалистов меньше, теряется работоспособность;

производится общий расчет затрат с учетом количества и квалификации каждой группы (минимальный и максимальный уровни затрат);

сравнивается со стоимостью оплаты услуг аутсорсера.

Что следует принять за "границу экономической эффективности"? Мнения экспертов расходятся. Иногда принимают: эффективно все, что меньше минимального уровня затрат, иногда - меньше среднего. Иногда даже считают, что уровень затрат, сравнимый с верхней границей, все равно оправдан - за счет концентрации руководства на основном бизнесе.

При стратегической модели аутсорсинга клиенту может быть предоставлен не только штат, но и инфраструктура (или ее часть).

Во многих ситуациях для бизнеса достаточно выгодно не иметь на балансе оборудование, а только его использовать.

Работа на удаленных серверах позволяет повысить сохранность информации в чрезвычайных ситуациях.

Модель аутсорсинга SaaS (Software as a Service)

Модель SaaS - отказ от приобретения программного обеспечения в пользу оплаты пользования им как услугой. Можно ли использовать такой инструментарий для организации документооборота? Эксперты сошлись в мнениях, что при переходе на такую модель следует учитывать два критерия - "финансовый" и "технологический".

"Финансовый" критерий передачи документооборота на аутсорсинг по модели SaaS. Он складывается из того, сколько компания готова единовременно заплатить на первой стадии автоматизации документооборота и сколько - за автоматизацию документооборота в дальнейшем.

Аутсорсинг документооборота позволяет равномерно распределять бюджетные средства компании: услуга по обеспечению документообменных процессов поддерживается относительно небольшими регулярными платежами. Для внедрения ECM-системы требуются большие затраты, поскольку этот процесс сопряжен не только с затратами на приобретение программного обеспечения, но и трудно прогнозируемыми издержками на дальнейшее поддержание его жизнеспособности (сопровождение, модификацию, всевозможные обновления).

С другой стороны, размер регулярных платежей зависит от таких показателей, как количество пользователей, электронных документов и транзакций. Чем больше количество пользователей и объем документации и чем больше совершается в компании транзакций, тем дороже стоит SaaS-модель документооборота. Следовательно, такой документооборот оправдан в средних и малых компаниях. Для крупных компаний согласно данному критерию оптимальным вариантом является классическое внедрение ECM-системы.

"Технологический" критерий передачи документооборота на аутсорсинг по модели SaaS. Он предусматривает возможности средств автоматизации документооборота в области интеграции с другими приложениями, а также адаптируемости и настраиваемости. Если средства автоматизации документооборота гарантированно не будут интегрированы или будут интегрированы, но с ограниченным количеством приложений (одно-два), то вполне достаточно использование SaaS-модели. Однако если речь идет о таком информационном пространстве компании, для автоматизации которого используется несколько взаимно интегрированных решений, внедрение ECM-системы (особенно с развитыми механизмами интеграции) по-прежнему остается наилучшим решением.

О.Подолина

Ведущий консультант

департамента

управленческого консультирования

Директор

Центра технического сопровождения

Компания "ИнтерТраст"

"Консультант", 2009, N 21

Несколько лет назад тема аутсорсинга стала очень модной, она освещалась как в специализированных изданиях, так и журналах, предназначенных для широкого круга менеджеров. Многочисленные семинары и тренинги учили, что и как выносить на внешнее управление. Однако бизнес-новация в России оказалась модной только среди теоретиков. Руководители же компаний (то есть практики) с недоверием отнеслись к аутсорсингу по ряду причин, несмотря на то, что он позволяет существенно сэкономить. Даже новые экономические реалии, в которых мы начали жить год назад, не изменили отношения к аутсорсингу - очень немногие организации выбрали его как средство сокращения затрат, способ сохранения бизнеса и прямой путь к эффективности.

Прошлой осенью, когда встал вопрос о выживании бизнеса, практически все предприятия стали судорожно "резать косты": начали сокращать персонал, отказываться от обучения, экономить на клиентах, максимально оптимизировать рекламные бюджеты. Вскоре многие поняли, что в резко секвестированном составе любой отдел, да и компания в целом не функциональны, клиенты недовольны обслуживанием, работе в новых условиях тоже нужно учиться (а бюджета нет), количество звонков и покупателей сократилось. Может, мы совершили ошибку, ударив по основной деятельности вместо того, чтобы "согнать жирок", отдав часть вспомогательных функций на аутсорсинг? Давайте разбираться.

Почему буксует аутсорсинг в России?

Пожалуй, главная проблема недостаточной популярности аутсорсинга среди российских предприятий заключается в поверхностном изучении этой бизнес-технологии (как явления в целом) и недостаточной проработке каждого конкретного предложения об аутсорсинге, поступающего компании. Отказаться, руководствуясь одними только словами "не нравится" или "не доверяю", всегда легче, чем скрупулезно - с цифрами и консультациями профильных специалистов - проанализировать все плюсы и минусы внешнего управления.

Почему менеджмент боится отдать часть функций "на сторону"?

1. Прежде всего собственник/руководитель не хочет потерять контроль над определенным бизнес-процессом, а значит, ослабить свое влияние на деятельность предприятия в целом.
2. Присутствует сомнение в квалификации аутсорсинговых компаний, то есть их сотрудников, а также порядочности руководителя. К тому же страшат возможные утечки информации.
3. Владелец/топ-менеджер не понимает, кто будет нести ответственность при возможной ошибке аутсорсинговой компании.

Даже железный аргумент - сокращение затрат организации при передаче части функций на внешнее управление - не перекрывает тех страхов и сомнений, которые испытывают руководители перед использованием аутсорсинга.

Стоит отметить, что при сравнении затрат на функционирование какой-то собственной службы и затрат на ее аутсорсинг руководитель берет в расчет только два показателя - сумму договора с аутсорсинговой организацией и фонд заработной платы своего подразделения. Вторая цифра часто выглядит привлекательнее. Однако таким образом менеджер изначально вводит себя в заблуждение, ведь зачастую в калькуляцию не попадают даже налоги на фонд заработной платы, не говоря уже о других затратах, сопряженных с работой подразделения. Для того чтобы сказать аутсорсингу твердое "нет", все же стоит просчитать "до копеечки" затраты, которые приносит вам то или иное подразделение.

Что выносим "на сторону"?

Для начала определимся, какие функции предприятие может безболезненно и с выгодой для себя передать "на сторону".

Конечно, в мире есть примеры, когда компании практически все процессы отдают на аутсорсинг, оставляя себе лишь разработку продукта и его продвижение на рынок (впрочем, и для продвижения они прибегают к услугам рекламных агентств, а сами лишь определяют генеральную линию маркетинга и контролируют процесс). Но в данном материале такие "экстремальные", с позиции сегодняшнего дня, примеры аутсорсинга мы не рассматриваем. Впрочем, будем надеяться, что с годами эти случаи станут более привычными и выйдут из разряда исключений.

Логика эволюции компаний, работающих в развитых экономиках, давно привела их к мысли о передаче несвойственных функций аутсорсинговым организациям. Ключевым словом здесь является именно "несвойственные" функции: дело строительной фирмы - строить, торговой - продавать, ремонтной - ремонтировать, учебного заведения - учить и т.д. Остальное же, что не является бизнесом предприятия, может быть передано "на сторону", тем, кто занимается подобной деятельностью профессионально. Бизнес будущего - это процессинговые организации, сконцентрированные на эффективности основной деятельности.

Примечание. Российские реалии

Сегодня компании чаще всего выносят на аутсорсинг IT-сопровождение, кадровый консалтинг (включающий ведение кадрового учета, поиск и подбор персонала, его обучение и развитие), юридическое сопровождение, маркетинговую и рекламную деятельность, реинжиниринг бизнес-процессов, эксплуатацию зданий и сооружений, клининг, охрану и другие вспомогательные функции. Самые продвинутые уже выносят на внешнее управление ведение бухгалтерского и налогового учета.

Любая компания при передаче даже части второстепенных функций высвобождает "менеджерский ресурс", то есть топ-менеджмент имеет возможность сконцентрироваться на стратегических целях, а не отвлекаться на решение массы непрофильных вопросов (общение с налоговой инспекцией, закупка оргтехники, техники и бумаги для принтера, организация учебного класса, срочный поиск специалистов на место неожиданно уволившихся сотрудников и т.д.).

Как передать функции и не пожалеть об этом

Какие функции компания может и готова отдать на аутсорсинг? Ответ на этот вопрос можно дать только после изучения рисков, связанных с отказом от выполнения тех или иных действий своими силами. Например , если организация использует так называемые самописные IT-продукты (что, кстати, само по себе таит немалые риски), то вряд ли стоит отдавать на аутсорсинг полное IT-сопровождение. В этом случае уместно будет подумать лишь о передаче на сторону функций обслуживания "железа". Кстати, здесь скрыт дополнительный плюс любого (даже отвергнутого) предложения об аутсорсинге - представляется отличная возможность взглянуть на какое-либо подразделение компании и понять, насколько грамотно организована его работа, оценить перспективы и проанализировать пути развития других компаний в данном направлении.

Все функции, не попавшие в список рисковых, теоретически могут быть вынесены на аутсорсинг.

Далее отвечаем на вопрос: насколько регулярно в повседневной практике компании реализуются функции рассматриваемых подразделений, постоянно ли обеспечены работой их сотрудники? В случае если предприятие взаимодействует с ними "нечасто" или с периодичностью "раз в год", следующий вопрос финансового директора самому себе: насколько профессионально они делают свою работу и есть ли смысл держать в штате специалистов, потребность в которых возникает лишь изредка? Такие подразделения будут кандидатами N 1 на вынос во внешнее управление.

Еще одно направление, которое можно передать "на сторону", - "неполноценные службы". Не хотелось бы никого обижать, но чаще всего компании экономически неэффективно содержать многопрофильную юридическую службу. Практически невозможно создать юридический отдел, в который войдут высококвалифицированные (а значит, дорогие) юристы, знающие все области права. К тому же в абсолютном большинстве видов бизнеса это не нужно.

Компании логичнее иметь в своем распоряжении квалифицированных юристов, готовых помочь в решении сложных ситуаций по мере их возникновения. Например , ГК "АвтоСпецЦентр" вывела данную функцию на аутсорсинг, что позволило получить сопровождение юристов различных специализаций. Таким образом, юридические вопросы, связанные с имуществом компании, налоговые споры, арбитраж, корпоративное право, досудебная и судебная практика с клиентами теперь являются заботой компании-партнера.

Можно привести немало примеров, когда организации ради единовременных, нечасто повторяющихся работ или "на всякий случай" содержат внутренние службы только потому, что так сложилось исторически. Однако в условиях, когда все компании вынужденно ужались до предела и максимально оптимизировали бизнес-процессы, иметь в штате лишние или не совсем умелые руки - сомнительное для бизнеса удовольствие.

Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета

Наиболее дальновидные бизнесмены уже передают "на сторону" ведение бухгалтерского и налогового учета. Такой шаг логичен, хотя коллеги зачастую их не понимают, полагая, что отдать бухгалтерию на аутсорсинг - это все равно, что отрезать себе правую руку.

Многим финансовым директорам кажется, что своя бухгалтерия - надежнее и эффективнее. Но все же стоит задуматься, настолько профессиональны бухгалтеры компании, насколько сама организация зависима от них? В первую очередь это касается ключевых сотрудников и главного бухгалтера. А если сравнить затраты на собственную бухгалтерию и затраты по контракту со сторонней фирмой? Если вы работаете в холдинговой структуре с несколькими бухгалтериями, ответьте на вопрос: а единая ли учетная политика во всех компаниях? А не было ли случаев, когда холдинг переплачивал налоги только потому, что главный бухгалтер перестраховывался и боялся отстаивать свою правоту перед налоговыми органами, не доверяя рядовым сотрудникам?

Примечание. Спокойный сон топ-менеджера

Будьте уверены на 100%, что качество документооборота в вашей компании с приходом внешней бухгалтерии вырастет в разы - сотрудников сторонней обслуживающей организации вряд ли можно уговорить принять сомнительный документ или предоставить неполный пакет закрывающих документов. В случаях же с "родной бухгалтерией" такие факты присутствуют сплошь и рядом.

Что происходит, когда финансовый директор заключает договор на аутсорсинг учета? О каких затратах он может забыть? В первую очередь фонд заработной платы и связанные с ним налоги. Здесь стоит вспомнить об отпускных и больничных, о постоянных просьбах главбуха заплатить за переработку какому-нибудь сотруднику, компенсировать выход на работу в выходной день, доплатить за замещение и т.д. Кроме того, организация неминуемо тратит деньги на подбор и обучение персонала, причем последнее касается не только новичков, но и сотрудников, проработавших длительное время. В дополнение можно упомянуть организацию рабочих мест и помещений, которые можно было бы использовать для производственного персонала, сдать в аренду или отказаться от них вовсе. Наконец, стоит оценить счета за канцелярские расходы. А затем рассмотреть возможность использования аутсорсинга еще раз.

Все перечисленное выше касается абсолютно любой службы: финансовой, HR, маркетинговой или хозяйственной. В итоге получается, что стоимость услуг аутсорсинговой компании ниже, чем затраты на организацию и функционирование собственного подразделения.

Ответственность - краеугольный камень аутсорсинга

Возможно, кто-то возразит, что подобные изменения - экономия на "карандашах и скрепках" и прежде всего нужно задуматься об ответственности за просчеты "чужих людей". Ведь "своего" сотрудника можно наказать, депремировать, уволить. Рассмотрим вопрос ответственности на примере бухгалтерии.

Каждому руководителю наверняка приходилось сталкиваться с ситуацией, когда главный бухгалтер говорил примерно следующее: "В результате налоговой проверки нашей компании насчитали столько-то рублей штрафа". Затем выясняется, что вина за потери лежит на сотрудниках предприятия. Возможно, вина их лишь частична (не секрет, что бывают случаи, когда сотрудники бухгалтерии принимают от других бизнес-подразделений документы, не отвечающие требованиям законодательства), однако вопрос "почему принимали и не настаивали на правильном оформлении?" уже бесполезен. Вычесть деньги, которые ушли на оплату штрафов, из заработной платы сотрудников? На такой шаг финансовый директор пойдет вряд ли.

В случае использования аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета компания-партнер компенсирует заказчику расходы, которые он понес в результате их ошибки. Причем получит гарантированно, поскольку эти расходы компенсирует страховая компания (серьезные аутсорсинговые организации страхуют свою ответственность перед партнерами).

Все эти факты в полной мере относятся и к такому важному направлению, как юридическое сопровождение. Неквалифицированные действия юриста, к сожалению, могут привести к материальным потерям. Особенно остро вопрос стоит в том случае, когда с проблемой ваш корпоративный юрист не знаком и не имеет опыта ее решения. Организации, оказывающие профильные услуги, работают с большим количеством клиентов по достаточно разнообразным сферам деятельности и могут позволить себе содержать квалифицированных юристов, в том числе специализирующихся на отдельных, порой достаточно узких вопросах.

Стоит выделить несколько инструментов контроля аутсорсинговой компании:

1. Фиксация ответственности исполнителя в договоре.
2. Кураторство, при котором руководитель на протяжении всего времени сотрудничества работает с конкретными представителями компании и может себе позволить полный контроль качества и эффективности работы.
3. Сотрудничество с компанией, которая застраховала свою профессиональную ответственность.

Примечание. Правильный консультант

В последние годы наблюдается тенденция, когда практики бизнеса, люди, "съевшие не один пуд соли", создают собственные консалтинговые компании. Несомненным их преимуществом является полное понимание деятельности в отрасли, наличие ответственности за результат и гибкость, которыми классические консалтинговые организации как раз и не отличаются. Именно к таким консультантам следует обращаться по вопросам аутсорсинга.

Проекты: своими силами или с помощью консультантов?

Еще одно направление, которое логично отдать на аутсорсинг, - проекты. До настоящего времени большинство компаний старались реализовывать их своими силами, добавляя к основному функционалу сотрудников обязанности по участию в какой-нибудь рабочей группе (по реинжинирингу, по организации контакт-центра, по созданию единой клиентской службы и т.д.).

Примечание. Явные преимущества

До вывода на аутсорсинг юридического отдела среднемесячные затраты ГК "АвтоСпецЦентр" составляли 557 450 руб. (анализ 9 месяцев 2008 г.), в том числе:

• фонд оплаты труда - 325 600 руб.;
• транспортные расходы - 5500 руб.;
• мобильная связь - 8500 руб.;
• юридические расходы - 202 500 руб.;
• информационные услуги - 7500 руб.;
• представительские расходы - 4850 руб.

Ежемесячные затраты на юридическое сопровождение сторонней юридической компанией в настоящее время вдвое меньше.

Иван Пирожков, финансовый директор холдинга АНКОР, член Экспертного совета журнала "Консультант"

"Компаниям выгодно использовать аутсорсинг, передавая непрофильные функции и процессы на внешнее управление. При этом преимущество заключается не только в сокращении тех или иных издержек, но и в получении высокого уровня экспертизы или технологии, которые собственными силами обеспечить либо невозможно, либо очень дорого в силу того, что передаваемая функция несвойственна для заказчика.

В АНКОРе в середине 2008 г. мы озадачились вопросами экономической эффективности внутренних административных и функциональных сервисов. Необходимо было четко определить, какие сотрудники, функции и расходы относятся именно к административным службам, а какие приходятся на бизнес-единицы. После чего в бюджеты соответствующих подразделений были отнесены косвенные расходы в виде фиксированной и переменной части "абонентской платы" за соответствующие внутренние административные сервисы.

В течение нескольких кварталов мы проводили аналитические расчеты, в результате чего каждая сумма "абонентской платы" для подразделения стала прозрачной по своему составу и содержанию. В расходы на внутренний сервис были включены не только затраты на административный персонал, но и расходы на содержание рабочих мест, телефонию, Интернет, почтовые, офисные и т.д. Стоит отметить: в какой-то момент для нас стало некоторым откровением, что реальные расходы ряда бизнес-подразделений с учетом стоимости соответствующих внутренних административных сервисов были на 55 - 60% выше "своих прямых", которые ранее учитывались при оценке результата.

Кроме того, в составе расходов самих административных служб доля затрат, помимо ФОТ, составляла от 60 до 100% по отношению к ФОТ. Такой подход оценки реальных издержек позволил менеджерам по-другому взглянуть на экономическую эффективность своих подразделений, в том числе сократив размер внутренних административных служб. При этом в случае поиска альтернативных аутсорсинговых вариантов становится понятно, с чем сопоставлять потенциальные ценовые предложения".

В последние годы практически все организации для повышения собственной эффективности занимались совершенствованием бизнес-процессов. ГК "АвтоСпецЦентр" не стала исключением. Данный проект реализовывался самостоятельно, без привлечения сторонних консультантов. Почему? Размер бизнеса и опыт работы на рынке позволяли найти внутри организации людей, которые без ущерба для основной работы могли участвовать в проекте. К тому же бюджет на обучение до кризиса был одним из самых больших в отрасли: компания отправляла занятых в проекте специалистов на внешнее обучение, закупала методическую литературу по теме реинжиниринга, проводила длительные мозговые штурмы и т.д. В настоящее время, скорее всего, компания воспользовалась бы услугами профессиональных консультантов: в условиях кризиса при оптимизированном штате затраты на обучение максимально сокращены, а бизнесу требуются специалисты, которые будут выкладываться по максимуму (иногда "за себя и за того парня").

В рамках данной статьи не будем рассматривать проекты в области управления финансами. Внедрение управленческого учета, создание системы бюджетирования, управления расходами, инвестициями, оборотными средствами, бизнес-планирование и т.д. требуют более подробного рассмотрения. Стоит лишь отметить, что далеко не каждая компания справится с поставленной задачей самостоятельно.

Естественно, вопрос использования аутсорсинга каждый финансовый директор должен принять, ориентируясь на индивидуальные особенности компании. Главными факторами при определении, как упоминалось ранее, должны стать риски и экономическая целесообразность. Если же вопрос рисков преобладает, можно начать с создания инсорсинговых служб. Правда, это эффективно только для среднего и крупного бизнеса.

ГК "АвтоСпецЦентр" 4 года назад пошла по пути инсорсинга, сконцентрировав функции, которые ранее были в каждой отдельной компании группы, на уровне управляющей компании. В результате выгода была очевидна - даже при создании инсорсинговой бухгалтерии количество сотрудников, занятых учетом, сократилось на 20%, а качество их работы выросло в разы. Стоит отметить, что зарплата бухгалтера составляла порядка 40 000 руб. в месяц. Таким образом, сокращение численности работающих в бухгалтерии даже на одного человека приносило в год порядка 500 000 руб. экономии только на зарплате (и здесь принимается в расчет только "чистый" ФОТ, не учитывая налоги на ФОТ, затраты на организацию рабочих мест, канцелярские принадлежности и т.п.).

Затраты на обучение сотрудников бухгалтерии сократились в 5 раз. К примеру, если раньше на повышение квалификации нужно было направить главных бухгалтеров всех пяти компаний, то теперь обучается один, а затем передает полученные знания коллегам. При такой объединенной бухгалтерии трудные вопросы решаются сообща, методом мозгового штурма. Проблема отсутствия сотрудника не приводит к остановке процесса, дополнительной оплаты не требуется, поскольку каждый понимает, что и он может стать виновником роста нагрузки на коллег в какой-то момент.

Если вы как финансовый директор рассматриваете возможность использования аутсорсинга или централизации функций внутри компании, то все же рекомендуется обратиться к консультантам, которые помогут найти оптимальное решение для бизнеса. При этом вовсе не обязательно сразу обращаться к "Большой четверке" и бояться огромных трат. Проанализируйте рынок консалтинговых услуг. В первую очередь обращайте внимание на бэкграунд консультанта: реализованные проекты и отраслевой опыт.

Хочется надеяться, что в очень скором времени практика передачи части функций "на сторону" станет в России повсеместной, как это произошло и происходит в других странах. В США, к примеру, 92% компаний передали функции ведения учета "на сторону" (в России, по самым оптимистичным оценкам, не более 20%). Интересен зарубежный опыт: если организация, которая обращается к инвестору ради получения финансирования, на вопрос об аутсорсинге отвечает, что не планирует его использовать, вряд ли получит средства на развитие. Перегруженность предприятия функциями, большой штат, отсутствие концентрации ресурсов рассматриваются как расточительность и плохое планирование.

Финансовый директор

ГК "АвтоСпецЦентр"