Аксес навчання. Створення та наповнення баз даних у Microsoft Access. Налаштування та використання форм

Ласкаво просимо у світ баз даних

У цьому розділі ... | Можливо, дивлячись на значок Microsoft Access у меню Пуск, ви намагалися зрозуміти, навіщо він потрібний. А комусь напевно на думку спала ідея про створення бази даних, проте незрозуміло, з чого почати. У будь-якому випадку, Access – це саме те, що вам потрібно!

Огляд основних функцій Access

У цьому розділі ... | Найчастіше саме початок роботи з Access викликає труднощі у новачків. Навіть читачам, яким доводилося використовувати електронні таблиці та текстові редактори, але ніколи раніше не доводилося стикатися з Access, не завжди зрозуміло, що робить база даних та як вона функціонує.

Вивчення головного вікна Access

У цьому розділі ... | У розділі 2, "Огляд основних функцій Access", вже розповідалося про інтерфейс користувача Access. Зокрема, описувалися такі елементи, як панель завдань, панелі інструментів та меню. Тепер приступимо до знайомства з головним його елементом – вікном База даних.

Планування бази даних

У цьому розділі ... | База даних - набір постійних чи взаємозалежних об'єктів. Наприклад, інформацію про побутової технікита іншому майні можна зберігати у звичайному зошит з клітинку. А особисті відомості про друзів та родичів, такі як їх адреси, дати водіння та телефони, можна містити в записниках або органайзерах. По суті, і записник, і зошит - це бази даних спрощеного типу.

Створення перших таблиць

У цьому розділі ... | Настав час перейти від знайомства з Access до активної роботи з нею. Ми розглянули основні функції та можливості програми, розробили логічну концепцію бази даних і тепер можемо зайнятися створенням таблиць. Як відомо, саме таблиці містять дані Access.

Використання взаємозв'язків

У цьому розділі ... | Термін взаємозв'язок часто трактується неоднозначно. У світі реляційних баз даних він означає зв'язок між двома записами. З одного боку, використання зв'язків у базах даних забезпечує абсолютно нові можливості, але з іншого, нерідко викликає утруднення навіть у досвідчених користувачів. Заплутані зв'язки Access можуть вивести з себе будь-кого.

Отримання даних за допомогою запитів

У цьому розділі ... | На цьому етапі введення інформації в таблицю не складе для вас жодних труднощів. Крім того, з попередніх розділів ви вже знаєте, як створювати таблиці та працювати з ними, як за допомогою зв'язків поєднувати між собою дані у різних таблицях.

Створення та використання форм даних

У цьому розділі ... | База даних здатна виконувати різні завдання, та зберігання інформації лише одна з них. Освоївши принципи створення таблиць, потрібно вивчити спосіб введення та зміни даних. Найбільш ефективним засобомроботи з ними є форми, які дозволяють визначити тип даних, що відображаються, і надати різні методиїх зміни.

Друк інформації за допомогою звітів

У цьому розділі ... | на Наразіви вже створили базу даних, а також кілька таблиць, що містять основні дані, навчилися створювати запити для отримання потрібних відомостей. Тепер ви знаєте, як за допомогою інтерфейсу форм Access можна вводити, відображати і шукати дані.

Публікація даних в Інтернеті за допомогою сторінок

У цьому розділі ... | Для одних людей Інтернет – це місце розваг чи улюблене хобі. Інші підключаються до Світової мережі з метою вирішення серйозних проблем. Читачі, які вивчають Access по цій книзі, навряд чи зможуть створити програму з підтримкою Інтернету, але це зовсім не привід для того, щоб навіть не поцікавитися такою можливістю.

Налаштування таблиць

У цьому розділі ... | До цього моменту інтерфейс Access вже перестав бути для нас чимось загадковим. Ми навчилися створювати об'єкти, що формують основу бази даних, набули деякого досвіду в їхньому налаштуванні.

Розширення сфери використання запитів

У цьому розділі ... | У попередніх розділах описувалися методи створення та застосування практично всіх об'єктів Access. І хоча пройдено вже чималий шлях, до його кінця дуже далеко. | У цьому розділі ми поговоримо про запити, які дозволяють не лише отримувати дані.

Основним призначенням цієї програми є створення та робота з базами даних, які можуть бути підв'язані як під дрібні проекти, так і під великий бізнес. З її допомогою вам буде зручно керувати даними, редагувати та зберігати інформацію.

Програма Microsoft Office – Access – служить для роботи з базами даних

Природно, перед початком роботи вам потрібно буде створити або відкрити вже існуючу базу даних.

Відкрийте програму та перейдіть до головного меню, натиснувши на команду «Файл», а там виберіть «Створити». Створюючи нову базу, вам на вибір буде представлена ​​порожня сторінка, яка матиме в собі одну таблицю або веб-база даних, що дозволяє вам користуватися вбудованими інструментами програми для, наприклад, ваших публікацій в інтернеті.

Крім того, для максимального спрощення створення нової бази користувачу на вибір надано шаблони, що дозволяють створити базу, орієнтовану на конкретне завдання. Це, між іншим, допоможе вам швидко створити необхідну форму таблицю, не налаштовуючи все вручну.

Наповнення бази даних інформацією

Створивши базу, необхідно заповнити її відповідною інформацією, структуру якої варто заздалегідь продумати, адже функціональність програми дозволяє оформляти дані в декількох формах:

1. Зараз найзручнішим і найпоширенішим видом структуризації інформації є таблиця. За своїми можливостями та виглядом, таблиці в Access не сильно відрізняються від таких у Excel, що, своєю чергою, значно спрощує перенесення даних із однієї програми до іншої.
2. Другим способом внесення інформації є форми, вони чимось схожі на таблиці, проте забезпечують більш наочне відображення даних.
3. Для підрахунку та виведення інформації з вашої бази передбачені звіти, які дозволять вам проаналізувати та вирахувати, наприклад, ваші доходи або кількість контрагентів, з якими ви працюєте. Вони дуже гнучкі і дозволяють робити будь-які розрахунки, залежно від внесених даних.
4. Отримання та сортування нових даних у програмі здійснюється за допомогою запитів. За допомогою них ви зможете знайти певні дані серед кількох таблиць, а також створити або оновити дані.

Всі перелічені вище функції знаходяться в панелі інструментів, у вкладці «Створення». Там ви можете вибрати який саме елемент бажаєте створити, а потім, у «Конструкторі», що відкрилося, налаштувати його під себе.

Створення бази даних та імпортування інформації

Створивши нову базу даних, єдиним, що ви побачите, буде пуста таблиця. Ви можете зайнятися її заповненням вручну або заповнити копіюючи необхідну інформацію з інтернету. Зверніть увагу, що кожна внесена вами частина інформації має бути розміщена в окремій колонці, а кожен запис матиме особистий рядок. До речі, колонки можна перейменувати, щоб краще орієнтуватися в їхньому вмісті.

Якщо ж вся необхідна інформація знаходиться в іншій програмі або джерелі, програма дозволяє налаштувати імпортування даних.

Усі параметри імпортування знаходяться в окремій вкладці, яка називається «Зовнішні дані». Тут, в області «Імпорт та зв'язки», перераховані доступні формати, серед яких документи Excel, Access, текстові та XML-файли, інтернет-сторінки, папки Outlook тощо. вказати шлях до розташування файлу. Якщо вона розміщена на якомусь сервері, програма вимагатиме від вас ввести адресу сервера. У міру імпорту ви зіткнетеся з різними налаштуваннями, які призначені для коректного перенесення даних до Access. Дотримуйтесь інструкцій програми.

Основні ключі та взаємозв'язки таблиць

При створенні таблиці програма автоматично наділяє кожен запис унікальним ключем. За замовчуванням у ній є колонка імен, яка розширюється у міру внесення нових даних. Саме ця стовпчик і є первинним ключем. Крім таких основних ключів, база даних також може містити поля, пов'язані з інформацією, що міститься в іншій таблиці.

Наприклад, у вас є дві таблиці, які містять взаємопов'язану інформацію. Наприклад, вони називаються «День» та «План». Вибравши в першій таблиці поле «понеділок», ви зможете пов'язати його з будь-яким полем у таблиці «План» і при наведенні курсору на одне з цих полів ви побачите інформацію та пов'язані осередки.

Подібні взаємозв'язки полегшать читання вашої бази даних і напевно збільшать її зручність та ефективність.

Щоб створити взаємозв'язок, перейдіть у вкладку «Робота з базами даних» та в області «Відносини» виберіть кнопку «Схема даних». У вікні ви побачите всі оброблювані бази даних. Слід звернути увагу на те, що в базах даних мають бути спеціальні поля, призначені для зовнішніх ключів. На нашому прикладі, якщо в другій таблиці ви хочете відобразити день тижня або число, залиште поле порожнім, назвавши його «День». Також налаштуйте формат полів, тому що він повинен бути однаковим для обох таблиць.

Потім, відкривши дві таблиці, перетягніть поле, яке потрібно зв'язати, у спеціально приготовлене поле для зовнішнього ключа. З'явиться вікно «Зміна зв'язків», де ви побачите окремо виділені поля. Щоб забезпечити зміну даних в обох пов'язаних полях та таблицях, поставте галочку навпроти пункту «Забезпечення цілісності даних».

Створення та види запитів

Запит є дією в програмі, завдяки якій користувач може редагувати або вносити інформацію до бази даних. Фактично запити поділяються на 2 види:

1. Вибірний запити, завдяки яким програма дістає певну інформацію та робить за нею розрахунки.
2. Запити впливу, додають інформацію у основу чи видаляють її.

Вибравши "Майстер запитів" у вкладці "Створення", програма проведе процес створення певного типу запиту . Дотримуйтесь інструкцій.

Запити можуть значно допомогти вам упорядкувати дані та завжди звертатися до конкретної інформації.

Наприклад, ви можете створити вибірковий запит за певними параметрами. Якщо ви бажаєте побачити інформацію за конкретною датою або днем ​​таблиці «День» за весь проміжок часу, ви можете налаштувати подібний запит. Виберіть "Конструктор запитів", а в ньому потрібну вам таблицю. За промовчанням запит буде виборним, це стає зрозумілим, якщо глянути на панель інструментів із виділеною там кнопкою «Вибірка». Для того, щоб програма шукала саме ту дату або день, який вам потрібен, знайдіть рядок «Умова відбору» і введіть фразу [який день?]. Запам'ятайте, запит повинен бути поміщений у квадратні дужки і закінчуватися на запитання або на двокрапку.

Це лише один із варіантів використання запитів. Насправді, з їх допомогою можна створювати нові таблиці, відбирати дані за критеріями і т.д.

Налаштування та використання форм

Завдяки застосуванню форм користувач зможе легко переглядати відомості по кожному полю і перемикатися між існуючими записами. При тривалих введення інформації використання форм спрощує роботу з даними.

Відкрийте вкладку «Створення» і знайдіть пункт «Форма», натиснувши на який з'явиться стандартна форма, яка базується на даних вашої таблиці. Поля з інформацією, що з'явилися, піддаються всіляким змінам, включаючи висоту, ширину і т. д. Зверніть увагу, що якщо в наведеній таблиці присутні взаємозв'язки, ви побачите їх і зможете переналаштувати в цьому ж вікні. У нижній частині програми ви побачите стрілки, які дозволять послідовно відкривати кожен стовпець вашої таблиці або відразу переміститися на перший і останній. Тепер кожна з них є окремим записом, поля якого ви можете налаштувати, клацнувши мишею на кнопку «Додати поля». Змінені та внесені таким чином відомості відобразяться у таблиці та у всіх приєднаних до неї таблицях. Після налаштування форма необхідно зберегти її, натиснувши комбінацію клавіш «Ctrl+S».

Створення звіту

Основним призначенням звітів є надання користувачеві загального зведення таблиці. Звіт можна створити абсолютно будь-який залежно від даних.

Програма дає вам вибрати тип звіту, надавши кілька на вибір:

1. Звіт - буде створено автозвіт, який використовує всю надану в таблиці інформацію, проте дані не будуть згруповані.
2. Порожній звіт - не заповнена форма, дані для якої ви можете вибрати самі з потрібних полів.
3. Майстер звітів - допоможе вам пройти процес створення звіту та проведе групування та форматування даних.

У порожній звіт ви можете додати, видалити або редагувати поля, наповнюючи їх необхідною інформацією, створювати спеціальні групи, які допоможуть відокремити певні дані від інших та багато іншого.

Вище наведені всі ази, які допоможуть вам впоратися і налаштувати під себе програму Access, однак її функціональність досить широка і передбачає більш тонке налаштування розглянутих тут функцій.

Навчання Microsoft Access 2016 у Москві

Навчальні курси Microsoft Access 2016призначені для слухачів, які бажають опанувати навички побудови баз даних, навчитися створювати, редагувати, оновлювати бази даних.

Слухачі курсу вивчають програму від самого початку: від побудови простих баз даних до складних, вивчаючи тонкощі та нюанси створення баз даних, освоюють можливості побудови запитів та звітів. Програма навчального курсу Microsoft Access побудована на тісному злитті теорії та практики. На заняттях слухачі постійно виконують вправи для відпрацювання навичок роботи в MS Access 2016, отримують домашні завдання для повторення матеріалу, що пройде на уроці.

Під час навчання на курсі MS Access 2016 слухачам видається комплекс вправ, необхідний для роботи на заняттях. Слухачі відвідують комп'ютерні курси для користувачів ПК у зручний для себе час, навчання проходить у комп'ютерних класах із використанням сучасної комп'ютерної техніки.

Навчальна програма курсу

Модуль 1. Таблиці вMSAccess 2016

• Структура таблиці. Їхнє створення.
• Які типи полів.
• Робота у таблицях з даними.
• Гіперпосилання.
• Маски введення
• Умова значення.

Практична робота

Модуль 2. Форматування таблиць Access 2016

• Пошук, заміна, використання фільтрів.
• Видалення та вирізання даних.
• Формати даних.
• Імпорт та приєднання таблиць, листів книги MS Excel, текстових файлів (Word).
• Робота з великою таблицею.
• Ключі.

Практична робота

Модуль 3. Як працюють запитиMSAccess 2016?

• Конструктор запитів.
• Основні та складові умови відбору записів.
• Створення обчислюваного поля в будівнику виразів.
• Види запитів та їх опрацювання

Практична робота

Модуль 4. SQL – запитиMS Access 2016

• SQL – вирази.
• Синтаксис інструкції Select.
• Статистичні функції: Count, Avg, Last, Min, Max, First.
• Статистична функція Sum.
• Запит на створення, додавання, оновлення та видалення таблиць.

Практична робота

Модуль 5. Багатотабличні бази даних

• Як розбити дані на окремі таблиці та створити сполучні поля?
• Усунення надмірності, неузгодженості даних та його залежностей.
• Підтаблиці як елемент зв'язків
• Організація зв'язків та збереження цілісності даних.

Практична робота

Модуль 6. Форма як об'єкт редагування вAccess 2016

• Створення форми за допомогою «Майстра форм». Використання автоформ.
• Створення форм будь-якої складності за допомогою "Конструктора форм".
• Створення головної та підлеглої форми.
• Типи зв'язування форм.

Практична робота

Модуль 7. Звіти та виведення на друк уMSAccess 2016

• Друк таблиць та форм. Збереження форми як звіту.
• Сортування та угруповання звітів.
• Нумерація сторінок. Розгорнуті написи.
• Параметри друку.
• Експорт звітів.

Практична робота

Підсумкова атестація.

Вступ

Системи управління базами даних (СУБД) є чи не найпоширенішим видом програмного забезпечення. СУБД мають більш ніж тридцятилітню історію розвитку із збереженням наступності та стійких традицій. Ідеологічна цінність СУБД пояснюється тим, що в основі таких програм лежить концепція моделі даних, тобто деякої абстракції подання даних. Найчастіше передбачається, що дані представлені як файлів, які з записів. Структура всіх записів у файлах однакова, а кількість записів у файлі є змінною. Елементи даних, у тому числі складається кожен запис, називаються полями. Оскільки в усіх записах є одні й самі поля (з різними значеннями), полям зручно давати унікальні імена. Багато практично важливих випадків добре вкладаються в таке представлення даних. Наприклад, у відділі кадрів інформація про співробітників має таку природу. Співробітників приймають працювати і звільняють, але форма особистого аркуша з обліку кадрів залишається незмінною кожному за співробітника. Товарно-матеріальні цінності приходять та йдуть, але форма інвентарної картки залишається незмінною. Число прикладів легко можна множити. Зрозуміло, що СУБД є адекватним засобом у всіх випадках, коли вихідну інформацію можна подати у вигляді таблиці постійної структури, але невизначеної довжини або картотеки, що містить невизначену кількість карток постійної структури.

Усі СУБД підтримують у тій чи іншій формі чотири основні операції:

додати до бази даних один або кілька записів;

видалити з бази даних один або кілька записів;

знайти в базі даних один або кілька записів, що задовольняють задану умову;

оновити у базі даних значення деяких полів.

Більшість СУБД підтримують, крім того, механізм зв'язків між різними файлами, що входять до бази. Наприклад, зв'язок може встановитися явним чином, коли значенням деяких полів є посилання на інший файл, такі СУБД називаються мережними, або зв'язок може встановитися неявним чином, наприклад, збігу значень полів у різних файлах. Такі СУБД називають реляційними.

MS Access є СУБД реляційного типу, в якій розумно збалансовані всі засоби та можливості, типові для сучасних СУБД. Реляційна база полегшує пошук, аналіз, підтримку та захист даних, оскільки вони зберігаються в одному місці. Access у перекладі з англійської означає доступ. MS Access – це функціонально повна реляційна СУБД. Крім того, MS Access є однією з найпотужніших, гнучких і найпростіших у використанні СУБД. У ній можна створювати більшість додатків, не написавши жодного рядка програми, але якщо потрібно створити щось дуже складне, то на цей випадок MS Access надає потужну мову програмування Visual Basic Application.

Популярність СУБД Microsoft Access зумовлена ​​такими причинами:

доступність у вивченні та зрозумілість дозволяють Access бути однією з найкращих системшвидкого створення програм управління базами даних;

СУБД повністю русифіковано;

можливість використання технології OLE;

інтегрованість із пакетами Microsoft Office;

підтримка WWW-ідеології (тільки в Access 97);

візуальна технологія дозволяє постійно бачити результати своїх дій та коригувати їх; крім того, робота з конструктором форм може суттєво полегшити подальше вивчення таких систем програмування як Visual Basic або Delphi;

широко та наочно представлена ​​довідкова система;

наявність великого набору «майстрів» для розробки об'єктів.

Запустити систему Access можна кількома способами:

запуск за допомогою головного меню WINDOWS 95/98;

запуск за допомогою ярлика на робочому столі або панелі MS Office;

Відкриття будь-якої бази даних автоматично запускає Access.

За наявності питань про Microsoft Access перш за все необхідно спробувати знайти відповіді на них у документації або довідковій системі.

У роботі ми пропонуємо набір завдань, які дозволять освоїти основні прийоми роботи з СУБД Access. Допомагати під час роботи з СУБД Access можуть картки підказки. Вони призначені для навчання безпосередньо в процесі роботи з Microsoft Access і після відкриття бази даних постійно супроводжуватимуть будь-які дії користувача.

Заняття 1

Створення бази даних. Введення та форматування даних

Завантажте WINDOWS. Завантажте СУБД ACCESS. З'являться картки-підказки, що випливають. Згорніть їх. Якщо вам знадобиться підказка, то будь-якої миті ви можете викликати картки в меню Довідка або кнопкою на панелі інструментів.

Спочатку потрібно створити нову базу даних.

Виконаємо таку послідовність дій: у меню Файл виберемо команду Створити. Назва файлу: skaz.mdb. Добре. Перед вами з'явилося діалогове вікно "База даних".

Уважно прочитайте призначення кнопок на панелі інструментів, повільно рухаючи курсор миші кнопками.

Після цього створіть таблицю, виконавши таку послідовність дій: Таблиця/Створити/Нова таблиця.

Створення таблиці, тобто визначення полів, що входять в таблицю, проводиться заповненням спеціальної таблиці:

Заповніть таку таблицю, внісши до неї такі дані:

Поле № не обов'язкове, ми вводимо його для того, щоб визначити ключове поле, тому що будь-яка таблиця повинна мати ключ.

Введіть інформацію в таблицю Таблиця/Персонаж/Відкрити і звичайним чином введіть дані, наприклад:

За допомогою миші виділіть:

а) запис 5,

б) запис 3,

в) з третього по сьомий запис. Скасуйте виділення.

г) Виділіть усі записи. Скасуйте виділення.

д) Виділіть поле "Персонаж".

е) Виділіть одночасно поля: «Професія», « Особливі прикмети» та «Герой», скасуйте виділення.

ж) Виділіть усі поля. Це можна зробити за допомогою миші або в меню Правка вибрати команду Виділити всі записи.

Скасуйте виділення.

Виділіть:

а) У полі «Особливі прикмети» відзначте шостий запис.

б) У полі «Персонаж» виділіть із четвертого по шостий запис.

в) Не відпускаючи кнопку миші, позначте ці записи в полях «Особливі прикмети» і «Герой».

Скасуйте виділення.

Виділіть усю таблицю.

Скасуйте виділення.

Змініть ширину кожного стовпця, щоб ширина колонок була мінімальною, але був видно весь текст.

Це можна зробити за допомогою миші, розсунувши стовпці або в такий спосіб.

Виділіть потрібний стовпець і натисніть праву кнопку миші, у контекстному меню виберіть команду «Ширина стовпця»; у вікні, натисніть кнопку По ширині даних.

Виконайте таку ж роботу з усіма полями.

Висоту рядка можна змінити аналогічно за допомогою миші або в меню Формат командою Висота рядка. Причому достатньо відредагувати один рядок, висота решти рядків змінюється автоматично.

Будь-яким способом змініть висоту рядка і зробіть його 30.

Змініть шрифт таблиці на Arial Cyr, розмір шрифту 14, жирний.

Змінити шрифт можна так: вивести вказівник миші за межі таблиці та натиснути ліву кнопку миші, у контекстному меню вибрати Шрифт або в меню Правка на панелі інструментів вибором команди Шрифт.

Змініть шрифт тексту на Times New Roman Cyr, розмір шрифту 10.

Змініть ширину полів.

а) Зробіть стовпець «Персонаж» завширшки 20.

б) Стовпець «Особливі прикмети» шириною 25.

Ви бачите, що текст у цих полях надрукувався у два рядки.

Підгоніть ширину стовпців так, щоб текст вміщувався повністю.

Виконайте сортування таблиці за полем «Персонаж» у порядку, зворотному алфавітному.

Це можна зробити так. Перейдіть до поля «Персонаж» і натисніть кнопку Сортувати за спаданням на панелі інструментів.

Поверніть таблицю у вихідний стан.

Збережіть таблицю "Персонаж".

Закрийте таблицю "Персонаж".

Заняття 2

Редагування бази даних

Відкрийте таблицю «Персонаж» та додайте до кінця таблиці наступні записи:

Це можна зробити трьома способами:

а) Пересунути курсор у кінець таблиці та ввести нові записи.

б) На панелі інструментів натиснути кнопку Новий запис.

в) У меню Записи виберіть команду Введення даних.

Скопіюйте перший запис на місце шостого запису.

Видаліть п'ятий запис.

Скопіюйте перший запис у кінець таблиці.

Змініть професію Дуремара на продавець п'явок.

Це можна зробити так: відзначити курсором миші запис фармацевт, видалити її в буфер і з клавіатури ввести продавця п'явок. Або в такий спосіб: відкрити меню Правка на панелі інструментів, вибрати команду Замінити... На екрані з'явиться діалогове вікно заміни. Введіть формат заміни.