Разделение обязанностей на предприятии. Аутсорсинговое подразделение BDO. В типовом положении обычно имеются такие пункты
Когда всем членам семьи или семейной паре удается без пререканий разделить определенные обязанности по дому, чтобы все чувствовали себя достаточно удовлетворенными от сделанного выбора – этим они демонстрируют уважение друг к другу, тем самым оградив семью от неизбежного конфликта. Как известно, все конфликты зарождаются еще задолго до самого скандала, когда накал страстей не готов проявиться, и вылиться в неизбежные ссоры. И именно домашние обязанности занимают почетное второе место, опережая конфликты, происходящие в семье из-за денег.
Обязанности жены и мужа
Семья – это не только общие интересы, но и разграничение обязанностей
Для большинства женщин свойственно беспокоиться о том, что проживающие в доме мужчины не всегда хотят выполнять именно часть работы, которую они обязаны и контролировать в доме. И если учесть, что брак и семья представляют, во многом, взаимоотношения, которых придерживаются бизнес партнеры, то, вряд ли кто-то станет конфликтовать с теми, кто им «пригодится» буквально через пару минут. Бизнесом можно назвать общее ведение дома и распределения обязанностей – без этого просто не обойтись.
И если для взрослых это значит, вести не только финансовые вопросы и эффективно планировать семейный отдых, но и совершать определенные покупки, вкусно готовить, а так же воспитывать своих детей, то для самих детишек придется остановиться на обязанностях – убирать и выполнять «мелкую» вспомогательную работу по дому. Ведь если в бизнесе все идет достаточно гладко, то и семья будет «обеспечена» гармонией и пониманием.
Если заглянуть в недалекое прошлое, то можно вспомнить, как наши мамы или бабушки старательно «обслуживали» все семейство! И тогда понимаешь, почему в наше время современные женщины стараются вести себя совершенно по-иному, предупредительно стараясь не только правильно распределять все семейные обязанности, но и соблюдать гармонию в семье, учитывая все пожелания членом семьи.
Роль женщины в семье не должна сводиться к уровню рабыни
Для основной части женщин, в наше время, не свойственно постоянно готовить, а также регулярно заниматься домашними делами – тратя на это все свое время. Женщины хоть и убираются в доме, но делают это не так часто, стараясь, особенно навести «блеск и чистоту» перед тем, как придут гости, чтобы можно было выглядеть идеальной и все успевающей хозяйкой.
Современные жизненные темпы диктуют свои условия, и именно поэтому, для женщин просто иногда не хватает времени и сил, для того чтобы оставаться привычной для многих домохозяйкой. И если для некоторых женщин «отмазкой» может стать то, что они просто не умеют заниматься домашними делами, то в большинстве случаев, женщины не опускаются на уровень рабыни, только потому, что, им элементарно не хватает на это времени. Ведь нужно постоянно зарабатывать деньги, а так же заниматься регулярно воспитанием (или контролировать процесс специального образования) их потомства.
И если для большинства мужчин свойственно ностальгировать по «заведенному» ранее укладу, мечтая о том, что их женщина будет постоянно стоять у плиты, а в доме будет исключительная чистота и порядок, то, для самих женщин эта тема приобрела уровень переговоров и договоренностей – при которых можно будет не только конструктивно пересмотреть все семейные обязанности, но и договориться о разделении их, с учетом пожеланий домочадцев. Нужно уметь договариваться…
Мужчина и его роль в распределении семейных обязанностей
- Если для некоторых мужчин совершенно не существенно чтобы их женщина приняла на себя (кроме заработка денег) еще и обязанности прилежной домохозяйки, то другая часть мужчин с ними в корне не согласны. Считая, что дом – это не только крепость, и уютное гнездышко, многие мужчины предпочитают думать о том, что любовь и отличное расположение всегда им поможет вернуть тарелка вкусно приготовленного борща или любимые блинчики, подаваемые утром женой с ароматным медом или икоркой.
- Конечно же, возможно многим женщинам и хотелось бы ежедневно заниматься хозяйством, но вряд ли работая на производстве или в офисе, они смогут полноценно уделять этому внимание. Ведь катастрофическая нехватка времени не позволит сделать даже половины того, что порой современная женщина планирует для себя с утра – она иногда просто в состоянии все охватить. «Нельзя объять необъятное» – поэтому, помня это, современные мужчины не только должны входить в положение их жен, но и чтобы не происходило нервных срывов или переутомлений, а порой и скандалов «на ровном месте», пара должна обговорить все и решить вопросы, касающиеся их совместного быта и отдыха.
Конструктивный подход в распределении семейных обязанностей
Прежде чем заняться непосредственным распределением семейных обязанностей, стоит заранее оговорить некоторые нюансы и решить – кто из домочадцев, что предпочитает выполнять, и как часто это делать. А если кто-то из чего-то не может, необходимо сразу выяснить – почему? Допустим, если мужчина признается, что считает мытье посуды и стирку – женской прерогативой, а женщина объективно не успевает это выполнять самостоятельно, то значит, семья должна приобрести не только стиральную машинку, но посудомоечную.
При этом не стоит забывать, что только бережное отношение к близким, и уважение их труда, позволит создать в доме не только уют и тепло, но и достаточный уровень комфорта. Ведь всегда можно, даже при отсутствии частой уборки и ежедневного приготовления шикарных изысканных блюд, создать в доме необходимый «уровень чистоты» и уютно, а так же приготовить сытный завтрак – не становясь в позу и не «считаясь» , кто больше устал или перетрудился.
И только так можно будет добиться не только создания идеального комфорта в доме, но придать отношениям между мужчиной и женщиной особую доверительность, которая «заставит» всегда возвращаться домой с отличным настроением. При этом думать о том, что это хочется делать каждый день, не зависимо от того, что творится на работе или происходит у твоих друзей.
Избегайте семейных конфликтов при обсуждении семейных обязанностей
Безусловно, довольно часто многие конфликты в семье могут происходить только на бытовой почве и вырастать они могут просто не из чего. Но, для того чтобы домашние дела можно было выполнять с удовольствием и не тратить на это свой негатив – стоит избегать конфликтов в семье, заранее договариваясь об распределении семейных обязанностей. Все заняты, а порой хочется прийти домой и просто упасть на диван или устроиться перед монитором компьютера, чтобы расслабиться и пролистать страницы любимых сайтов.
И если современной женщине не стоит просить своего супруга помочь ей по дому, то это только лишь потому, что прося о помощи – это автоматически создает впечатление, что работу по дому должна выполнять только она, как и нести полную ответственность за то, что в нем происходит. Это не правильно! Вместо этого, стоит попросить супруга выполнить только его часть семейной работы. Работу по дому необходимо заранее разделить, как и общие семейные обязанности, которые помогут равномерно распределить весомый груз домашнего быта.
Обсудив заранее, что каждый не любит выполнять, не стоит забывать, что порой кому-то все же придется пойти на компромисс, зная, что только близкий и родной человек сможет переложить часть домашней работы на свои плечи – ценя и уважая своего партнера. Ведь можно, иногда, выполнять нелюбимую работу всей командой, распределив обязанности и зачастую просто идя на уступки. Необходимо стараться организовывать работу по дому так, чтобы это было максимально эффективно и учитывало биологический режим (биологические часы бодрствования) домашних.
К тому же, чтобы избежать конфликтов, стоит заблаговременно оповещать друг друга о своих планах на неделю. Ведь поручения оставленные детям или своей второй половинке (супругу или супруге), должны быть не только выполнены, но и сделаны это без упреков или ссор. Составив заранее список и распределив – кто что делает, это поможет не только выполнить все поручения, но и затратить на это минимум драгоценного времени.
Разговор на эту тему, улучшает семейную систему
Еесли что-то не было выполнено, не стоит кричать и выяснять отношения, а просто взять и поговорить о том – почему это не было исполнено. Возможно, нужно будет перераспределить обязанности или помочь в осуществлении поставленной задачи, чтобы потом можно было вместе приятно отдохнуть или провести семейный отдых, выехав с детьми на уикенд.
Чтобы компания работала эффективно, обязательным условием является грамотное распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Практический опыт организаций, которые осуществляют деятельность по подбору персонала, показывает, что многие бизнес-структуры не имеют четкого разделения труда между работниками и структурными подразделениями. В результате на вопрос, кто за что должен отвечать, нельзя получить четкий ответ.
При условии разделения труда можно расставить персонал на те участки работы, которые будут отвечать их личностным особенностям, соответствовать профессиональным и деловым качествам. Это в свою очередь не только поднимет работоспособность, но и увеличит трудовую отдачу сотрудников.
Оптимизация и рационализация разделения труда в компании возможна лишь при условии наличия соответствующих документов, которые будут регламентировать эту сферу взаимоотношений в трудовом коллективе. Одним из таких документов является приказ о распределении обязанностей между сотрудниками.
Разделение и кооперация труда
Разделение и кооперация труда – это те понятия, которые являются базисом для его организации. Именно с их помощью определяется место каждого сотрудника в трудовом процессе, распределяются функции и обязанности, устанавливаются требования к квалификации и качеству выполненной работы.
Разделение труда – это разграничение деятельности в ходе совместного производства или выполнения услуг. Если оно выполнено рационально, это значит, что трудящиеся расставлены по рабочим местам оптимально эффективно.
А это повышает не только результаты работы, но и их работоспособность, уровень удовлетворенности и заинтересованности, снижает утомляемость. Как результат – растет уровень профессионализма рабочих, снижаются затраты и улучшается качество работы.
На предприятии выделяют такие основные виды разделения труда:
Разделение труда и его кооперация – два неразрывно связанных понятия. Сложность кооперации определяется глубиной разделения труда. Под кооперацией понимается объединение разных работ и процессов для того, чтобы был достигнут конечный результат совместного труда. То есть это система отношений между исполнителями и подразделениями.
Отечественные предприятия применяют такие виды производственной кооперации:
- межцеховая;
- внутрицеховая;
- внутриучастковая.
Оптимальный вариант разделения и кооперации может быть выбран после анализа производственного процесса и его специфики, содержания работ, которые выполняются, степени загрузки рабочих мест, требований к качеству работы и иных критериев. Цель его внедрения – повышение эффективности труда.
Образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками:
Положение об отделах
Перед любой организацией стоит сложная задача – сформировать оптимальную внутреннюю структуру.
Между отделами должна быть налажена система взаимодействия и четко распределены сферы деятельности и функции. Все отделы должны иметь свое положение, которое является важным документом для кадрового делопроизводства и относится к локальным нормативным бумагам организации.
В нем определяется порядок, по которому создается подразделение, его структура и внутренняя организация, специфика взаимодействия с другими отделами и т.д.
В типовом положении обычно имеются такие пункты:
- общие положения;
- ключевые задания;
- ряд функций, которые выполняет конкретный отдел;
- права, которыми наделен руководитель;
- ответственность;
- внешние связи с другими подразделениями организации.
Особенности в небольших предприятиях
Большинству небольших компаний свойственно строить работу по принципу семейности, это означает, что при том, что обязанности распределены на бумаге, каждый сотрудник выполняет определенный участок работ на конкретном этапе рабочего процесса.
Как следствие – появление бесхозных запущенных участков работы, которыми никто не интересуется. Это приводит к накладкам, неравномерной загруженности работой и прочим неприятным ситуациям, в итоге приводящим к получению низких результатов труда.
Чтобы правильно распределить обязанности, нужно составить список дел, которые каждый выполняет в определенный период времени. Если выделить схожие работы, которые требуют приблизительно одинаковых знаний, возможно понять, какое количество исполнителей должно трудиться на каждом участке работы. Это позволит оптимизировать штат работников.
Делегирование ответственности
Хороший руководитель – это тот, кто способен вести за собой сотрудников. Его опыт и знания позволяют принимать решения, создавать благоприятный микроклимат в коллективе, что в конечно итоге приводит к высоким результатам. Не каждый, кто наделен властными полномочиями, является талантливым руководителем, способным принимать правильные решения и грамотно распределять обязанности.
Верное делегирование отдельной задачи помогает добиться достижения общих целей компании. Неверно поставленная перед исполнителем задача приводит к тому, что руководитель вынужден выполнять ее лично, а это не всегда возможно в силу различных причин. Правильный управленец тот, кто может добиться выполнения работы другими особами, а не взваливает все на себя.
За деятельность подчиненных всегда отвечает руководитель. Чтобы механизм работал исправно, с самого начала должны быть оптимально распределены права и обязанности. Существует две системы, по которым можно распределять обязанности: «елочка» и «матрешка».
В первом случае вышестоящий руководитель может пользоваться лишь частью прав и полномочий руководителя, который ему подчиняется.
Матрешка же – это система с множественным подчинением. При этом вышестоящий управленец полностью поглощает права и полномочия руководителя, который находится на ступень ниже. При этом выполнение новых более сложных задач сотрудниками дает им возможность расти и получать дополнительные навыки.
Нюансы в отделе бухгалтерии
Каждый вид финансовой деятельности предполагает, что им будет заниматься и нести за него ответственность, конкретный специалист.
В связи с этим бухгалтерия должна иметь следующих сотрудников (приведенный перечень не является исчерпывающим):
- главбух;
- его заместитель;
- бухгалтер по расчету заработной платы;
- кассир;
- ревизор;
- бухгалтер по основным средствам.
Главбух подчиняется непосредственно руководителю. Его должностные обязанности состоят в контроле всех финпотоков, соблюдении рациональности при использовании ресурсов компании, обеспечении целостности собственности организации и разработке стратегий, которые повысят уровень доходов.
На подобную должность может претендовать человек с высшим экономическим образованием, имеющий более 10 лет работы в бухгалтерии. Когда главный бухгалтер уходит в отпуск или болеет, выполнение его обязанностей ложится на плечи заместителя, который не только получает полномочия своего непосредственного начальника, но и будет нести ответственность, если допустит в работе промах.
Просто так без проверки уйти с предприятия главный бухгалтер не может. Это позволяет не взвалить всю ответственность на нового сотрудника, устроившегося в организацию. Уволиться работник сможет только после того, как будет проведена полная проверка и подбиты все итоги, а директор поставит подпись под соответствующим документом, тем самым удостоверив его правильность и законность составления.
Остальные специалисты выполняют одинаковые обязанности в своей узкой отрасли, а именно:
- Ведут и учет операций, связанных с . Это предполагает осуществление контроля основных средств и расходов, наблюдение за ходом продаж и производства, недопущение критических ситуаций в компании, которые будут связаны с .
- Контролируют бумаги, которые приходят с производства и проводят их сверку с имеющимися данными.
- Отражают информацию по проведенным операциям на соответствующих счетах учета.
- Составляют отчетность и калькуляцию по продукции, которая производится, для выявления мест, где появляются излишние затраты.
- Подготавливают и все необходимые для этого документы.
Дополнительно работниками этого отдела производится формирование базы, в которой хранится вся финансовая информация. Они отвечают за постоянное наблюдение за тем, как функционирует предприятие. Именно в их обязанности входит отслеживание того, чтобы параметры не выходили за пределы нормы в вопросах количество-качество, а также соблюдение плановых показателей.
Составление и образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками
Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками имеет следующую структуру:
- шапка, в которой указывается название компании, наименование документа, дата, когда он был составлен и его номер;
- в преамбуле указывается, о чем будет идти речь в бумаге;
- перечисляются нормативные документы, которые легли в основу издания приказа;
- в основной части указывается, каким образом распределяются обязанности между сотрудниками: их полномочия, направления деятельности, ответственность и права;
- документ подписывает руководитель компании;
- перечисленные в приказе сотрудники ставят свои подписи под документом в знак того, что они ознакомлены с бумагой.
Образец приказа можно найти на специализированных сайтах в Интернете. Составление подобного документа является обязанностью кадровика предприятия. Все проекты приказов до подписания согласовываются с руководителем компании.
Такая профессия, как бухгалтер, является одной из важнейших на любом предприятии, именно поэтому распределение обязанностей между работниками бухгалтерии играет значимую роль в обеспечении нормальной работы любого предприятия и его руководства.
История возникновения профессии
Название самой профессии «бухгалтер» произошло от немецкого «buchhalter», переводится оно как счетовод, счетчик или особа, которая отвечает за счетные книги.
Возникла данная профессия еще во времена Древнего Рима, уже тогда начали появляться так называемые книги для счета, которые очень напоминают составляющийся в наши дни баланс. Само понятие баланс появилось намного позже, но суть его ведения осталась неизменна — уравновесить приходы и расходы. Первым обоснованным упоминанием понятия может похвастать математик из Италии Луки Пачоли, который в 1494 году опубликовал «Трактат о счетах и записях», именно после этого его стали называть отцом двойной бухгалтерии.
Сущность системы с тех времен не изменилась, конечно же, появились нововведения, и их немало, но основа осталась неизменной: дебет — приход и кредит — расход, а в итоге все должно сойтись и прийти к нулевому значению. Вначале отмечается переход товаров или услуг в деньги и в обратном порядке, следом вносятся доходы и расходы предприятия, а так же инвестиции или вложения от внешних или внутренних источников. Все передвижения денежных средств фиксируются определенными счетами, которые заносятся в таблицу, имеющую две соответствующие стороны.
Не сложно догадаться, что ее стороны — это дебет или приход, который влечет за собой запись в другой строке именуемой кредит или расход, в ней фиксируются долги приобретенные товары или полученные денежные средства. Дословный перевод этих названий такой: дебет — «должен», кредит — «верит».
Эта система вот уже более половины тысячелетия широко распространена и идеально функционирует. Технические приемы прогрессируют и развиваются, но основа остается старой и проверенной: акт предприятия, фирмы или любого другого учреждения требующего ведения отчетности имеет две записи о приходе и расходе средств.
Выбор работника на должность бухгалтера
Ведение бухгалтерского учета требует от работника следующих требований:
- Внимательность. Малейшая ошибка может стоить больших денег предприятию.
- Уровень знаний и опыт работы. Очень редко неопытный специалист может проявить себя в хорошем свете, хотя и бывают исключения. Достаточно небольшого опыта работы, но понимания основы бухгалтерского дела для продуктивной работы.
- Рекомендации с прошлого места работы. Часто, опираясь на эти данные, можно составить систематический портрет работника и понять, подходит он или нет. Возможно, какие-то рекомендации вызовут подозрения или же наоборот, подтолкнут к решению нанять этого человека.
- Образование. Мало кто смотрит на наличие квалификации у специалиста, но это немаловажно при приеме на работу.
- Стрессоустойчивость. Работа бухгалтера связана с множеством стрессовых ситуаций, например, отчетности, проверки, недовольства рабочих и начальства и так далее.
- Усидчивость. Работа связана с различными расчетами и множеством операций с цифрами, поэтому потребуется полная концентрация внимания на них.
Еще одним требованием является доверительные отношения к бухгалтеру, но это приходит только со временем и после пройденных годовых, квартальных и месячных отчетов.
Продолжительная работа бухгалтера является основой для успешности и процветания предприятия, ведь он будет в курсе всех дел и легко сможет выйти из любой сложившейся ситуации. Взаимопонимание между руководителем и бухгалтером — залог успеха любого дела. Он может подсказать пути выхода из кризисной ситуации, указать, где у фирмы проблемы, а где все хорошо, а так же распланировать дальнейшую безубыточную работу, рассчитав все необходимое до копейки. Именно поэтому нанимать нужно такого сотрудника, работать с которым будет легко, при наличии полного доверия и который сможет объяснить понятными и доступными словами все происходящее в сфере финансовых вопросов.
Суть работы главного бухгалтера
Главный бухгалтер входит в подчинение непосредственно к руководителю. Основные должностные обязанности состоят в следующем:
- сохранение целостности собственности;
- контроль всех финансовых потоков;
- соблюдение рациональности и экономности в использовании ресурсов;
- разработке стратегий, которые приведут к повышению прибыли.
Главный бухгалтер имеет свою собственную службу на предприятии, которой является бухгалтерия. Она не входит ни в одно из имеющихся подразделений.
Должность главного бухгалтера обязывает иметь высшее экономическое образование, а так же опыт работы от 10 лет в бухгалтерии. Во время отпуска или больничного его обязанности исполняет заместитель главного бухгалтера, который имеет такие же права, но и несет ответственность за совершенные промахи в работе. Если заместитель так же отсутствует, то по приказу директора предприятия назначается ответственный человек, который временно берет на себя обязанности, права и несет ответственность вместе с главным счетоводом.
При назначении на должность и увольнения с нее необходимо проводить тщательные проверки, чтобы не взвалить ответственность предыдущего сотрудника на нового, и для того, чтобы ушедший работник не оставил за собой хвостов. Данные оформляются в виде акта, в который так же входят проверка учета предприятия и всех остальных отчетов, сдаваемых предприятием. Только после полной проверки и подведения ее итогов документ подписывает директор предприятия, тем самым утверждая его. И только после этого может произойти прием на пост или уход с занимаемой должности главного бухгалтера.
Примечателен тот факт, что, несмотря на работу с финансовыми потоками, на работников бухгалтерии не возлагается материальная ответственность за материальные ценности и денежные средства согласно должностной инструкции.
Структура бухгалтерии в целом
Для всех видов финансовой деятельности существует свой бухгалтер, основные должности следующие:
- главный бухгалтер;
- заместитель главного бухгалтера;
- расчетчик заработной платы;
- бухгалтер кассир;
- бухгалтер ревизор;
- бухгалтер по основным средствам и т.д.
Это список является не полным, но тут выделены самые основные и распространенные работники бухгалтерии.
Основные права и обязанности для всех них абсолютно одинаковы:
- Ведение бухгалтерского учета и операций хозяйственной деятельности, в которые входит контроль основных средств и затрат, наблюдение за продажами и производством, предупреждение критических финансовых ситуаций на предприятии.
- Контроль документации, приходящей непосредственно с производства, и сверка их с фактическими данными.
- Отражение согласно операциям на счетах учета, которые непосредственно связаны с основными средствами, запасами материалов для производства и денежных средств.
- Составление отчетностей и калькуляций по себестоимости производимой продукции, оказываемых услуг. В ходе этого определение возможных мест, где образовываются потери и излишние затраты.
- Экономический анализ производства, в котором межотраслевые нормативы берутся за основу и проводится корректировка норм затрат на производстве.
- Составление отчетностей и подготовка для этого необходимых документов.
Дополнительно работники бухгалтерии осуществляют формирование и ведение базы для хранения финансовой информации и проводят подготовку документов для сдачи отчетности.
В обязанности работников бухгалтерии входит непосредственное наблюдение и контроль над функционированием предприятия. Именно они следят, чтобы параметры работы в соотношении количество-качество не выходили за доступные пределы, а также за соблюдением плановых показателей на производстве и в сфере торговли.
Основные функции бухгалтера — это обеспечение правильного и своевременного учета всего происходящего на предприятии.
Учет ведется в виде документальной отчетности об выполненных операциях. Так же именно на бухгалтера возлагается такая ответственность, как перечисление налогов, различных платежей, регистрация происходящих финансовых, кредитных или расчетных операций.
Из года в год перед квартальным или годовым отчетом главбух задерживается на работе, а дома сидит за компьютером вечерами и по выходным. Но действительно ли так велик объем работы?
Руководители наравне с собственными обязанностями тянут работу своих же подчиненных. Причины бывают совершенно разные. Например, нерациональное распределение функций внутри коллектива. Главбух будет вынужден брать на себя дополнительную работу, если подчиненные не поспевают выполнять поручения. Или, возможно, работники не обладают достаточной квалификацией и им страшновато доверить даже рядовые задачи. И наконец, многие главбухи превращаются в нянек из-за своей почти маниакальной боязни потерять над коллективом власть.
Я расскажу, как добиться максимального результата, не тратя при этом лишнего времени.
Как с умом делегировать полномочия
Ответственность всегда несет только один человек - главбух. Но без налаженной системы делегирования полномочий и контроля невозможен эффективный рабочий процесс. Согласитесь, смешно даже предполагать, что главбух ежедневно будет перепроверять каждую операцию. Именно поэтому важно правильно распределить весь функционал отдела бухгалтерии между сотрудниками. Так, чтобы за участок отвечал конкретный человек.
Для начала нужно решить, сколько вам нужно заместителей. Здесь все зависит от объема и специфики работы. По общепринятым нормам один руководитель способен эффективно управлять в среднем пятью подчиненными. Поэтому если отдел насчитывает 10-12 человек, то у главбуха в идеале должно быть два зама.
Через своих заместителей нужно организовать оперативную работу на всех участках. А за собой оставьте генеральные, конфиденциальные и особо сложные задачи. По сути, вы не должны заниматься текущей работой. Всю функциональную нагрузку нужно переложить на рядовых сотрудников. Но только не в хаотичном порядке. Обязательно выработайте систему.
Ориентируясь на ежедневный объем банковских выписок, решите, скольким специалистам нужно поручить их проведение. В небольшой компании скорее всего будет достаточно одного работника. Если так, вам не придется каждый раз выяснять, кто разносит выписки по счетам. И в отделе будет порядок - вы и коллеги других подразделений достоверно знают, кто должен запросить у банка дубликат платежки, если какая-то из них затерялась.
Схожий подход нужно применять и к более проблемным участкам. Тут опять же все зависит от количества работы. Вот, к примеру, начисление зарплаты правильнее доверить двум-трем специалистам. Они будут самостоятельно распределять между собой обязанности по подсчету премий, больничных, отпускных и иных выплат. Шефство над этой группой поручите вашему заместителю по труду и заработной плате. Тогда не вы, а он будет проверять правильность начислений выплат.
И обязательно поручите заместителям перепроверять те бухгалтерские счета, которые ведут непосредственные исполнители. Если составлять баланс ежемесячно, то ошибки в работе будут выявляться сразу и не накопятся к концу отчетного периода. А значит, у отдела останется достаточно времени, чтобы их исправить.
Таким образом, в отделе будет сформирована система работы, при которой за каждую операцию несет ответственность конкретный сотрудник. Допустим, он ежемесячно отчитывается вышестоящему руководителю о проделанной работе. А тот в свою очередь докладывает вам, все ли в порядке на вверенных ему участках.
Кроме того, делегирование полномочий - это всегда верный способ мотивировать сотрудников. Поделив обязанности между всеми, вы предоставляете сотрудникам возможность отвечать за свои идеи и решения, а значит - самореализовываться.
Способы контроля подчиненных
| Способ контроля | Трудозатраты руководителя | Возможности для подчиненного | Плюсы и минусы метода | Когда использовать |
|---|---|---|---|---|
| Постоянный | Руководителю нужно будет постоянно держать руку на пульсе | Возможна реализация амбиций работника под пристальным взглядом руководителя | Руководитель сможет корректировать ситуацию по мере продвижения к цели, работая сообща с подчиненным. Укрепляет неформальные связи в коллективе | Способ пригодится в момент обучения нового сотрудника |
| Периодичный | Придется тщательно наблюдать за подчиненными, но их самостоятельность будет выше, чем при постоянном контроле | Серьезный мотивационный фактор для подчиненных, которые нуждаются в наставничестве или поддержке | Этот вид контроля подходит для сотрудников с недостаточным опытом или низкой дисциплиной. Они работают самостоятельно, но с одинаковой преиодичностью отчитываются руководителю | Идеален для рутинных, повторяющихся процессов. Например, так удобно контролировать сотрудника, которому поручено проводить ежеквартальную сверку с контрагентами |
| По результату | Значительно экономит время руководителя, потому что работник должен выполнить задание самостоятельно от начала до конца | Максимальный стимул для профессионального развития сотрудника | Очень большой риск не получить результат к нужному сроку. Или же наоборот, если исход дела успешен - найти квалифицированного помощника | Таким способом лучше всего контролировать проверенных дисциплинированных сотрудников |
Как лучше контролировать подчиненных
Для многих контроль - это непосредственное наблюдение за работой сотрудников, которое преследует единственную цель: найти промах и наказать. Но такими методами поддержать дисциплину и достичь результативной работы не получится. Так как же контролировать своих подчиненных, чтобы не стать тираном?
Успешным контроль может стать, если вы, как руководитель, своевременно поставили сотрудникам цели и обозначили приоритеты. То есть каждый работник четко понимает, какого результата от него ждут, каким образом его будут оценивать, что входит в зону его ответственности и полномочий. Заранее оговорите, какие решения он может принимать самостоятельно, а какие только после совета с вами. Обязательно нужно сказать и о сроках выполнения работы. После этого для каждого сотрудника можно выбрать необходимый способ контроля. Все они приведены в таблице (см. выше. - Примеч. ред. ).
Что вам самим мешает полагаться на подчиненных
О ЛЕКТОРЕ
Наталия Николаевна Шкурякова - профессиональный бухгалтер, бизнес-тренер, руководитель проекта «КПП для бухгалтера». После окончания Финансово-экономического университета работала главным бухгалтером и финансовым директором. Проходила стажировку в США и Великобритании. С 2001 года занимается проблемами повышения эффективности бухгалтерских служб и повышения компетентности главного бухгалтера как руководителя. Получила психологическое образование.
Возможно, вы остерегаетесь делегировать полномочия сотрудникам, ссылаясь на их недостаточную компетентность. Вспоминается негодование одного главбуха, который на мои советы отреагировал следующей репликой: «Да как же я могу без оглядки доверить своим подчиненным работу, если они до сих пор не в курсе, что мы должны оплачивать работнику первые три больничных дня, а не два». Опасение вполне оправданно. Но здесь нужно выяснить, почему ваши сотрудники допускают в работе такие критичные ошибки? Может быть, кадровые возможности подразделения не отвечают реальному объему поставленных задач? Тогда такое делегирование и самый строгий контроль не решат проблему. Набирайте еще сотрудников. Но порой достаточно по-другому организовать работу или просто сократить лишние незначительные функции. Кстати, в этом лучше всего помогут сами сотрудники, которые видят рабочий процесс изнутри и знают, без какой работы вполне можно обойтись. Ваша задача, как руководителя, все это исправить.
Чтобы профессионализм персонала держался на нужном уровне, раз в полгода заказывайте корпоративные семинары. Ведь чаще всего бухгалтеры пропускают изменение только из-за того, что не могут найти время для чтения периодики. Кроме того, регулярно проводите тестирование сотрудников. Да, снова остро поднимается вопрос времени. Но, согласитесь, лучше выяснить, какие ошибки бухгалтер допустил в тесте, чем исправлять их по факту.
Хуже всего, если отказ делиться полномочиями граничит со страхом обнаружить рядом с собой конкурента, соперника. Очень многие из нас боятся выпустить из-под контроля самые пустяковые операции, остерегаясь потери власти в целом. Давайте разберемся, почему же так происходит.
В первую очередь из-за неуверенности человека в своих силах и профессиональной компетенции. Во вторую - из-за отсутствия доверия к сотрудникам. Но, как мы уже выяснили, руководитель, который не верит в подчиненных, обречен тратить массу лишнего времени, перепроверяя каждый их шаг. Кроме того, в таком отделе всегда будет царить атмосфера недоверия и обиды. Ведь руководитель не осознает, что своими же руками создал самый неудобный формат работы и взаимоотношений внутри коллектива.
Недоверие руководителя мешает работникам реализовывать свои амбиции, раскрываться и совершенствоваться на работе. Да и вообще свободно чувствовать себя в кабинете каждый день.
Важно помнить, что делегирование полномочий - это не потеря контроля, а лишь передача его другим. В конце концов, зачем руководителю подчиненные, которые не могут его разгрузить?
И еще: не бойтесь признавать, что какую-то работу сотрудники могут выполнить лучше, чем вы. Это никак не опустит вас в глазах подчиненных. А напротив, поможет им чувствовать себя на своем месте и видеть интерес в профессии.
10 золотых правил контроля сотрудников
1. Предварительно оговорите с сотрудником, как вы будете его контролировать.
2. Контролируйте ответственных за участок, а не непосредственных исполнителей.
3. Перепроверяйте работу с установкой: ищу результат, а не ляпы.
4. Если по итогам проверки выяснилось, что все сделано правильно, хвалите подчиненных.
5. Старайтесь, чтобы критика подчиненных принесла положительные результаты.
6. Высказывая замечание, описывайте ошибку. Не нужно давать свою личную оценку.
7. Если работник не справляется, вместе решите, что ему может помочь.
8. Нельзя отчитывать подчиненных в присутствии третьих лиц.
9. Критикуйте сотрудников твердо, но старайтесь сохранять спокойствие.
10. Контроль не должен быть чрезмерным и нарушать спокойную атмосферу в отделе.
Совершаемых при ведении бизнеса в целом и построения системы продаж в частности, и рассказать об очередной распространенной ошибке, которая в подавляющем большинстве приводит к путанице в делах, поиску «крайних» и работе в режиме постоянных накладок, авралов и дедлайнов.
А именно об отсутствии или неверном распределении функций сотрудников .
Увы, до сих пор еще довольно часто встречаются ситуации, когда работа коммерческой организации строится по принципам: «все мы – одна семья», «кто может – тот и делает» или, как сказал великий вождь, «от каждого по способности». То есть все занимаются всем, а разделение по должностям, скорее, условное, лишь на бумаге. Которая, как известно, все стерпит.
Так, в компании одного из моих последних заказчиков консалтинга «штатными» являлись ситуации, когда маркетолог в качестве курьера мог отправиться на вокзал встречать партию отпечатанной полиграфической продукции, директор нередко выполнял работу маркетолога и составлял тексты новостей на сайт, офис-менеджер вел переговоры с подрядчиками, а банковскими оплатами и вовсе занимались «всем офисом».
Самое трудное в бизнесе – это заниматься своим делом. © Локар
Стоит ли говорить, что отсутствие грамотного распределения функций сотрудников (не только де-юре, но и де-факто) самым пагубным образом сказывается на стабильности и эффективности работы фирмы? Судите сами.
Во-первых, в ситуации, когда нет четкого закрепления за каждым отрезком работы только одного ответственного и работа передается «из рук в руки», как эстафетная палочка, неизбежно возникают «бесхозные» участки, за которые никто не отвечает. При этом срочные дела рискуют быть несделанными, а важная информация – утерянной. Попытки же найти «виноватого» как минимум «крадут» рабочее время руководителя, как максимум - остаются безрезультатными.
Шансы на выполнение работы обратно пропорциональны числу лиц, по долгу службы обязанных это делать. © Парадокс Кушнера
Во-вторых, из-за неравномерной загрузки персонала и постоянных «перекосов» из крайности в крайность по принципу «то густо, то пусто» возникают накладки и нестыковки по времени, когда одному работнику в один и тот же момент необходимо выполнить сразу несколько дел, в то время как другой может маяться от безделья, томно рассматривая в окно городской пейзаж.
В свою очередь, если какой-то сотрудник / отдел не успевает выполнить работу в срок (собрать информацию, посчитать, смонтировать, оплатить, заказать и т.д.), тормозится работа других подразделений фирмы, а в глобальном масштабе это может и вовсе привести к срыву заказа или проекта. Я уж не говорю про эмоциональное выгорание персонала, снижение качества выполнения работ и повышение количества допускаемых ошибок и брака из-за вынужденной деятельности в режиме постоянных авралов.
Всегда не хватает времени, чтобы выполнить работу как надо, но на то, чтобы ее переделать, время находится. © Закон Мескимена
И в-третьих, довольно распространено явление, когда обязанности сотрудника определяются не конечным результатом, который нужно получить на закрепленном участке работы, а исходя из набора «гениальностей» конкретного работника по принципу: «у него хорошо получается, а давайте теперь он будет делать еще и вот это». То есть функции должности складываются «исторически» и стихийно, «от человека».
В результате получается как в примере, который я приводила выше: офис-менеджер ведет переговоры с подрядчиками, а директор сочиняет статьи и рисует 3-D схемы. В оправдание такого «стихийно-исторического» подхода управленцы приводят аргумент, что «лучше и быстрее меня / него никто не сделает» и «это гарантия качества, что способствует удержанию клиентов». Поэтому так часто вместо решения финансовых, рыночных, производственных и прочих вопросов руководитель пытается «объять необъятное» и взвалить на себя чужую работу:
«Приходится работать как главному специалисту, продажником, а не управленцем», «Все беру на себя: заказы, бухгалтерия, мастер-классы, иногда сама торгую», «Занимаюсь текучкой, а не стратегией». © Из приватных разговоров владельцев бизнеса
Помимо того, что при таком «раскладе» становится непонятно, сколько же реально нужно платить управленцу, выполняющему работу рядового сотрудника, и рядовому сотруднику, выполняющему работу более высокой квалификации, так еще и возникают проблемы в случае увольнения одного из работников. Ведь довольно сложно найти «соискателя-близнеца», который бы обладал точно таким же набором «талантов», как и его предшественник:
У одной с дисциплиной, кассой, учетом - порядок, но мало продаж, у другой – наоборот, то что-то не сходится, то забыла записать, но продает хорошо. © Из приватных разговоров владельцев бизнеса
Мне это напоминает попытку втиснуть круглые колышки в треугольные отверстия. Как правило, после нескольких отчаянных попыток руководители пытаются заново «сложить паззл» и начинают снова перекраивать функции сотрудников. А это неизбежно приводит к очередным «косякам».
Хвост вытащит, а клюв увязнет; клюв вытащит - хвост увязнет. © Русская народная сказка «Журавль и цапля»
Как же правильно распределить функциональные обязанности персонала? Для заказчика, пример которого я приводила в статье (агентство по организации праздников), вопрос был решен следующим образом.
Для начала был проведен опрос персонала и по каждому работнику составлен перечень всех функций, которые он выполняет в течение рабочего дня, недели и месяца, а также тех, которые носят разовый характер. Далее были выделены и сгруппированы одинаковые по типу и сложности виды работ, требующие примерно одного и того же объема знаний, умений, навыков и схожих способностей. Следующим шагом определилось необходимое количество исполнителей для выполнения той или иной работы.
Так, выяснилось, что для качественной работы с подрядчиками необходимо не два, а три менеджера. При этом за каждым менеджером была строго закреплена зона его ответственности: первый отвечает за техническое оснащение проекта (свет, звук, пиротехника и т.д.), второй – за декорации, костюмы и реквизит, а третий должен обеспечить мероприятие актерами и прочими творческими коллективами.
Такой подход, кстати, здорово облегчил и решение кадрового вопроса на будущее: когда должностные обязанности однородны и правильно сгруппированы, гораздо проще на это место. Ведь даже при одинаковых, на первый взгляд, функциях, кандидаты на должность разных менеджеров должны обладать и разными способностями. Так, для менеджера по технической части важен математический склад ума (поскольку бОльшая часть его работы связана с замерами, чертежами и схемами), а вот менеджеру-декоратору необходимо обладать художественным вкусом и чувством стиля. Согласитесь, это не одно и то же.
Далее. Ввиду появления дополнительного сотрудника у офис-менеджера «забрали» работу с подрядчиками и «вручили» ему технические вопросы для организации мероприятия: заказ билетов, бронирование гостиниц, организация трансфера и т.д. (чем ранее занимались «всем хором»), а также поручили вести некоторые базы данных. Наконец-то стало понятно, чем в фирме должен заниматься маркетолог. С руководителя были сняты функции бухгалтера, маркетолога, технического менеджера и даже режиссера, и теперь у него появилось больше времени для выполнения собственно управленческих функций.
«А где командующий?» - «Командует!» © Из к/ф «Тот самый Мюнхгаузен»
А часть работ (потребность в которых возникает периодически, не на постоянной основе) вообще было решено отдать на аутсорс.
Перепоручайте другим то, что они сделают проще, лучше и дешевле. © Филипп Котлер
Итак, резюмируя вышенаписанное, можно с уверенностью утверждать, что грамотное распределение должностных обязанностей персонала позволяет:
- значительно сократить временнЫе потери и обеспечить своевременное выполнение работы в нужном объеме,
- свести к минимуму количество ошибок и повысить качество выполнения работ,
- снизить риск утери важной информации,
- легко проверять каждого работника и быстро находить ответственного,
- равномерно распределять работы между сотрудниками,
- справедливо выплачивать вознаграждение персоналу в соответствии с уровнем его квалификации и сложностью выполняемых работ,
- оперативно закрывать вакансии подходящими специалистами,
- облегчить труд руководителя и избавить его от участия в «латании дыр»,
- повысить эмоциональную удовлетворенность персонала своей работой.
